Système hôte de vidéoconférence sur ordinateur personnel d'OTNhub : Recommandations en matière de protection de la vie privée

Les mesures de protection suivantes sont recommandées afin de protéger la vie privée des patients et d'appuyer Santé Ontario (SO) dans le respect de ses obligations en vertu de la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS) :

• Établir une liste des membres du personnel (c'est-à-dire les personnes-ressources principales et de relève de l'organisation membre) autorisés à utiliser le compte de vidéoconférence organisationnel et disposant des identifiants de connexion nécessaires pour accéder au système. La liste doit comprendre le nom des personnes, leur rôle au sein de l'organisation ainsi que leurs coordonnées. L'organisation membre doit veiller à ce que cette liste soit tenue à jour.
• Tenir des calendriers documentant les dates et les heures pendant lesquelles les personnes-ressources principales et de relève sont prévues utiliser le compte de vidéoconférence organisationnel. L'organisation membre doit s'assurer que ces calendriers sont conservés pendant une période minimale de deux ans et qu'ils indiquent avec exactitude les utilisateurs ayant accédé au compte de vidéoconférence organisationnel et l'ayant utilisé pendant une période donnée. Le calendrier sera fourni à Santé Ontario sur demande afin de soutenir les activités de gestion des incidents liés à la protection de la vie privée, au besoin. Le calendrier servira à déterminer quels utilisateurs autorisés ont effectué des activités à l'aide du compte de vidéoconférence organisationnel au cours d'une période donnée et appuiera les capacités d'audit de Santé Ontario en cas d'atteinte à la protection de la vie privée.
• Veiller à ce que les comptes et identifiants uniques de vidéoconférence d'OTNhub mis en place soient limités aux personnes-ressources principales et de relève de l'organisation membre désignées et ne soient pas partagés au-delà de celles-ci..
• S'assurer que les personnes-ressources principales et de relève autorisées à utiliser le compte de vidéoconférence organisationnel sont informées :
  • que les identifiants de connexion du compte de vidéoconférence organisationnel doivent demeurer confidentiels et ne doivent pas être partagés avec des personnes non autorisées à accéder au système ni à l'extérieur de l'organisation;
  • de l'importance de maintenir l'exactitude des calendriers mentionnés ci-dessus, ainsi que de leur objectif et de leur rôle dans le soutien des activités d'enquête et de gestion des incidents;
  • de leur responsabilité d'obtenir le consentement du patient en lien avec les rendez-vous utilisant la solution de vidéoconférence personnelle d'OTNhub.
• Il est recommandé, à titre de pratique exemplaire, d'utiliser la solution de vidéoconférence sur ordinateur personnel (PCVC) d'OTNhub sur un ordinateur de bureau dédié ou sur un appareil mobile (comme un ordinateur portable ou une tablette), et sur des équipements ne contenant pas d'autres applications ni de renseignements sensibles.
• Verrouiller, sécuriser (lorsqu'ils ne sont pas utilisés) et chiffrer les appareils mobiles et les ordinateurs de bureau utilisés pour exploiter le compte de vidéoconférence organisationnel.
• Demander aux utilisateurs autorisés du système de vidéoconférence organisationnel de demeurer dans la salle avec le patient avant et immédiatement après son rendez-vous, lorsque cela est approprié, et/ou de surveiller la salle et/ou l'équipement utilisé pour accueillir le patient lorsqu'un appareil mobile est utilisé ou lorsque l'équipement pourrait donner accès par inadvertance à d'autres applications ou à des renseignements sensibles.