Demande de correction de renseignements personnels sur la santé – Politique et procédure

Approbation au niveau de la politique : Président-directeur général
Catégorie de politique : Politique organisationnelle
Numéro de politique : INF-008.02-PP
Parrain (ou parrains) de la politique : Directeur général, Stratégie, Planification, Protection de la vie privée et analyse
Date d'approbation originale : 30 septembre 2020
Date d'affichage : 28 juillet 2026
Date d'approbation de la version : 9 avril 2026

Table des matières

1.1 But

1.1.1 La présente politique et ses procédures décrivent les pratiques de Santé Ontario visant à faciliter une réponse aux demandes de correction présentées par un particulier ou par son mandataire spécial à un dépositaire de renseignements sur la santé (DRS) en vertu de la partie V de la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS), relativement aux renseignements personnels sur la santé (RPS) du particulier accessibles par l'entremise du dossier de santé électronique (DSE).

1.2 Objectifs

1.2.1 Permettre à Santé Ontario, en tant qu'organisation prescrite, de :

• respecter ses obligations en vertu de la LPRPS et des règlements connexes;
• respecter ses obligations en vertu du Manuel relatif à l'examen et à l'approbation des organisations prescrites du Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario (CIPVP); et
• protéger la vie privée des personnes et la confidentialité de leurs RPS.

1.3 Portée

1.3.1 La présente politique s'applique à Santé Ontario lorsqu'elle agit dans le cadre de son mandat d'OP aux fins de la partie V.1 de la LPRPS.

1.3.2 La présente politique s'applique aux employés non syndiqués, aux responsables d'équipe, aux membres du conseil d'administration, aux employés syndiqués, aux personnes détachées, aux consultants et aux personnes agissant au nom de Santé Ontario (agents de Santé Ontario), ainsi qu'aux DRS qui fournissent des RPS à Santé Ontario aux fins de l'élaboration et de la maintenance du DSE.

1.3.3 La présente politique s'applique aux demandes de correction relatives aux RPS accessibles par l'entremise du DSE élaboré et maintenu par Santé Ontario à titre d'organisation prescrite conformément au Règlement de l'Ontario 329/04 (Règl. de l'Ont. 329/04). La description du DSE et la liste des répertoires sont accessibles sur le site Web de la protection de la vie privée de Santé Ontario. Lorsqu'une demande de correction porte sur des RPS qui ne sont pas accessibles par l'entremise du DSE, le particulier ou le mandataire spécial peut être orienté afin de communiquer avec le ou les DRS ayant la garde ou le contrôle des dossiers, ou avec leur agent en vertu de la LPRPS.

1.3.4 La présente politique ne s'applique pas à Santé Ontario lorsqu'elle agit conformément aux paragraphes 51(5) et (6) de la LPRPS.

1.4 Conformité et application

1.4.1 Le respect intégral de la présente politique est obligatoire, sauf si une exception à une section précise est approuvée par écrit par le directeur général de la protection de la vie privée (DGPVP) de Santé Ontario ou son délégué. Le non-respect des exigences de la présente politique peut entraîner des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'à la révocation d'une nomination, la cessation d'emploi ou la résiliation du contrat sans préavis ni indemnité.

1.4.2 La conformité fera l'objet d'une vérification conformément à la Politique de vérification et de conformité en matière de protection de la vie privée et selon la fréquence qui y est prévue.

1.4.3 Dès la première occasion raisonnable suivant la constatation ou la prise de connaissance d'une violation de la présente politique, les employés, les autres agents de Santé Ontario ainsi que les DRS doivent en informer le Bureau de la protection de la vie privée de Santé Ontario en signalant la violation au centre de services de l'entreprise par téléphone : au 1-866-250-1554 ou par courriel à : OH-servicedesk@ontariohealth.ca

1.4.4 Les violations de la présente politique seront gérées conformément à la Politique et procédure de gestion des incidents liés à la vie privée et à la Politique et procédure de gestion des incidents liés à la vie privée du DSE.

1.4.5 La conformité aux politiques de Santé Ontario sera appliquée conformément à la Politique de discipline progressive.

1.5 Terminologie

1.5.1 Les mots « inclure » et « y compris », lorsqu'ils sont utilisés, ne visent pas à être exhaustifs et signifient respectivement « inclure, sans s'y limiter » et « y compris, sans s'y limiter ».

1.5.2 Les mots et expressions de la présente politique ayant un sens différent de leur acception courante sont écrits avec une majuscule et leur définition figure à la section Définitions et sigles (section 5).

2.1 Approbation de la politique par le ministre de la Santé

2.1.1 Conformément au par. 55.3 (18) de la LPRPS, la présente politique et ses procédures doivent être approuvées par le ministre de la Santé.

2.1.2 Le délégué du ministre a fourni une confirmation écrite à Santé Ontario indiquant l'approbation de la présente politique et de ses procédures en date du 23 septembre 2021.

2.2 Droit de demander la correction des RPS

2.2.1 Si un DRS a accordé l'accès à un dossier de RPS et que le particulier estime que ce dossier de RPS est inexact ou incomplet au regard des fins auxquelles le DRS utilise ou a utilisé les renseignements, le particulier a le droit de :

• demander au DRS de corriger les RPS;
• recevoir un avis/une décision écrite du DRS dans le délai prévu par la LPRPS;
• demander qu'un avis écrit de la correction demandée soit envoyé, dans la mesure du possible, aux personnes auxquelles le DRS a communiqué les renseignements, sauf si cela n'aura aucune incidence sur la prestation de soins de santé ou d'autres avantages au particulier;
• exiger que le DRS joigne une déclaration de désaccord aux renseignements si la correction demandée n'est pas apportée et qu'il divulgue cette déclaration chaque fois qu'il communique les renseignements en cause; et
• déposer une plainte auprès du CIPVP s'il est insatisfait du résultat de la demande de correction.

2.3 Rôle de Santé Ontario à titre d'agent en vertu de la LPRPS

2.3.1 Agissant à titre d'agent en vertu de la LPRPS pour les DRS qui fournissent des RPS à Santé Ontario à titre d'organisation prescrite, Santé Ontario peut faciliter une réponse aux demandes de correction. La facilitation comprend : la réception des demandes de correction, la collecte de la documentation pertinente nécessaire pour identifier les dossiers, la transmission de la documentation pertinente au DRS ayant fourni les RPS à Santé Ontario afin de poursuivre le traitement et de répondre à la demande, et la fourniture de renseignements procéduraux au particulier ou au mandataire spécial présentant la demande.

2.3.2 Santé Ontario n'est pas autorisée à fournir des conseils ou des avis aux DRS, aux particuliers ou aux mandataires spéciaux ni à assumer une responsabilité quant à la détermination de l'autorité légale du particulier ou du mandataire spécial pour présenter la demande, ni à prendre des décisions quant à savoir si le dossier sera corrigé. Conformément à la LPRPS, ces obligations incombent uniquement au DRS ayant la garde ou le contrôle des dossiers.

2.4 Avis au public

2.4.1 Santé Ontario fournit au public des renseignements sur le droit des particuliers d'accéder à leurs dossiers de RPS accessibles par l'entremise du DSE. La présente politique est mise à la disposition du public sur le site Web de la protection de la vie privée de Santé Ontario. Les particuliers peuvent également communiquer avec le Bureau de la protection de la vie privée de Santé Ontario par téléphone, par la poste ou par courriel afin d'obtenir des renseignements sur la présente politique et sur les pratiques de Santé Ontario liées à la facilitation des demandes d'accès.

2.4.2 Les instructions pour présenter une demande d'accès, y compris les documents requis ainsi que le titre, l'adresse postale et les coordonnées des employés ou autres agents de Santé Ontario auxquels les documents doivent être fournis, figurent dans le Formulaire de demande d'accès et de correction des renseignements personnels sur la santé du dossier de santé électronique accessible sur le site Web de la protection de la vie privée de Santé Ontario.

2.5 Réception des demandes de correction provenant des particuliers et des mandataires spéciaux

2.5.1 Les demandes de correction liées aux répertoires indiqués à la section 4 du Formulaire de demande d'accès et de correction des renseignements personnels sur la santé du DSE seront traitées par Santé Ontario conformément à la section 3 de la présente politique.

2.5.2 Santé Ontario ne reçoit pas les demandes de correction liées aux répertoires précisés tels qu'identifiés à la section 5 du Formulaire de demande d'accès et de correction des renseignements personnels sur la santé du DSE. Lorsqu'elle reçoit une demande d'accès liée à un ou plusieurs de ces répertoires, Santé Ontario redirige le particulier ou son mandataire spécial conformément aux indications figurant dans le Formulaire de demande d'accès et de correction des renseignements personnels sur la santé du DSE.

2.6 Corrections des RPS dans le DSE

2.6.1 À titre d'organisation prescrite, Santé Ontario n'apporte aucune correction aux RPS dans le DSE; toutefois, à titre d'agent en vertu de la LPRPS pour le DRS ayant fourni les RPS au DSE et sur instruction du DRS, Santé Ontario peut :

• joindre une déclaration de désaccord au dossier du particulier conformément aux instructions du DRS et aux ententes applicables; et/ou
• aider ou faciliter le DRS dans le remplacement des dossiers de RPS dans le DSE conformément au droit applicable et aux ententes applicables.

2.7 Obligations de réponse du DRS ayant fourni des RPS à Santé Ontario en vertu de la LPRPS

2.7.1 Dès réception de la documentation relative à une demande de correction provenant de Santé Ontario ou directement du particulier ou du mandataire spécial, le DRS doit respecter ses obligations en vertu de la partie V de la LPRPS, y compris ce qui suit :

• confirmer l'autorité légale du particulier ou du mandataire spécial ayant présenté la demande conformément aux articles 23 à 26 de la LPRPS;
• répondre au particulier ou au mandataire spécial dans un délai de 30 jours civils suivant la réception de la demande de correction en vertu de la LPRPS. Toutefois, le dépositaire peut prolonger ce délai pour une période supplémentaire d'au plus 30 jours civils si les exigences prévues aux paragraphes 54(3) et (4) de la LPRPS sont respectées;
• respecter les exigences annuelles en matière de déclaration auprès du CIPVP;
• donner des instructions à Santé Ontario si des corrections aux RPS dans le DSE sont requises conformément aux modalités des ententes applicables.

2.8 Suivi et consignation des demandes de correction

2.8.1 Santé Ontario tient un registre des demandes de correction liées à ses responsabilités à titre d'agent en vertu de la LPRPS pour les DRS dans la facilitation d'une réponse à une demande. Se référer à « Annexe A : Registre des demandes d'accès et de correction » pour connaître les renseignements consignés dans le registre. Les membres de l'équipe du Bureau de la protection de la vie privée de Santé Ontario sont responsables de la mise à jour et de la tenue du registre.

2.9 Conservation de la documentation relative aux demandes de correction

2.9.1 L'équipe du Bureau de la protection de la vie privée de Santé Ontario conserve la documentation pertinente relative aux demandes de correction dans le lecteur sécurisé de protection de la vie privée, conformément à la Politique et procédure de conservation du DSE.

3.1 Demande de correction présentée directement à un DRS pour des RPS fournis au DSE par un ou plusieurs DRS

3.1.1 Lorsqu'un DRS reçoit une demande de correction d'un particulier ou d'un mandataire spécial relativement à des RPS fournis au DSE par un ou plusieurs autres DRS, le DRS qui reçoit la demande doit, à la première occasion raisonnable suivant la constatation ou la prise de connaissance de la demande et au plus tard dans un délai de cinq (5) jours civils, orienter le particulier ou le mandataire spécial afin qu'il présente la demande de correction conformément aux instructions figurant dans le Formulaire de demande d'accès et de correction des renseignements personnels sur la santé du DSE.

3.2 Demande de correction présentée à Santé Ontario relativement aux répertoires indiqués à la section 4 du Formulaire de demande d'accès et de correction des renseignements personnels sur la santé du DSE

3.2.1 Dès réception d'un Formulaire de demande d'accès et de correction des renseignements personnels sur la santé du DSE d'un particulier ou d'un mandataire spécial relativement aux répertoires indiqués à la section 4 de ce formulaire, un membre de l'équipe du Bureau de la protection de la vie privée de Santé Ontario :

• veille à ce que la documentation relative à la demande de correction soit complète et demande des précisions au besoin auprès du particulier ou du mandataire spécial présentant la demande;
• amorce le suivi et la consignation de la demande de correction (voir Annexe A : Registre des demandes d'accès et de correction);
• veille à ce que la documentation pertinente relative à la correction soit conservée de manière sécurisée;
• repère et récupère les dossiers pertinents dans le DSE;
• dès que possible, mais au plus tard dans un délai de dix (10) jours civils suivant la réception de la demande, transmet les dossiers chiffrés ainsi que la documentation relative à la demande de correction à chaque DRS concerné afin qu'il réponde conformément à la partie V de la LPRPS; et
• dès que possible, mais au plus tard dans un délai de dix (10) jours civils suivant la réception de la demande, fournit un avis écrit au particulier ou au mandataire spécial. Cet avis comprend :
  • un accusé de réception de la demande d'accès par Santé Ontario;
  • une indication que Santé Ontario facilite la demande; et
  • une confirmation que la demande a été transmise au(x) DRS concerné(s) pour traitement conformément à la LPRPS.

3.2.2 Dès réception de la demande transmise par Santé Ontario, le DRS concerné doit répondre à la demande conformément aux dispositions de la partie V de la LPRPS et à la section 2.7.1 de la présente politique.

3.3 Demande de correction liée aux répertoires indiqués à la section 5 du Formulaire de demande d'accès et de correction des renseignements personnels sur la santé du DSE

3.3.1 Pour les demandes présentées au ministère de la Santé (MS) relativement au SILO, le MS redirige le particulier ou le mandataire spécial vers le DRS ayant fourni les RPS au MS.

4.1 Bureau de la protection de la vie privée

4.1.1 Rédige et tient à jour la présente politique

4.1.2 Facilite les demandes de correction conformément à la présente politique.

4.1.3 Consigne les demandes de correction dans le registre des demandes d'accès et de correction.

4.2 Employés et autres agents de Santé Ontario

4.2.1 Avise le Bureau de la protection de la vie privée à la première occasion raisonnable suivant la réception d'une demande de correction liée au DSE.

4.3 DRS qui fournissent des RPS à Santé Ontario

4.3.1 Avisent et collaborent avec Santé Ontario lors de la réception de demandes de correction liées au DSE conformément à la présente politique.

4.3.2 Répondent aux demandes d'accès conformément à la LPRPS et à la présente politique.

Les termes définis sont en majuscules dans l'ensemble du présent document

Recueillir : A le sens qui lui est donné à l'article 2 de la LPRPS relativement aux RPS; et, relativement aux RP, a le même sens.

« Recueillir » signifie rassembler, acquérir, recevoir ou obtenir des renseignements par tout moyen et auprès de toute source, et « collecte » et « recueilli » ont un sens correspondant.

DGPVP : Directeur général de la protection de la vie privée

Divulguer : A le sens qui lui est donné à l'art. 2 de la LPRPS relativement aux RPS sous la garde ou le contrôle d'un DRS ou d'une personne; et, relativement aux RP, a le même sens.

« Divulguer » signifie rendre les renseignements accessibles ou les communiquer à un autre DRS ou à une autre personne, mais ne comprend pas l'utilisation des renseignements; « divulgation » a un sens correspondant.

DSE ou dossier de santé électronique : A le sens qui lui est donné à l'art. 55.1 de la LPRPS et désigne généralement les systèmes électroniques développés et maintenus par Santé Ontario conformément à la partie V.1 de la LPRPS afin de permettre aux DRS de recueillir, d'utiliser et de divulguer des RPS au moyen de ces systèmes.

Employé : Personne employée et rémunérée par Santé Ontario et classée comme employé permanent à temps plein, permanent à temps partiel, temporaire à temps plein, temporaire à temps partiel, étudiant rémunéré ou occasionnel, conformément à la Ligne directrice sur la classification des employés. Un consultant ou un entrepreneur n'est pas un employé.

DRS ou dépositaire de renseignements sur la santé : A le sens qui lui est donné à l'art. 3 de la LPRPS et désigne généralement une personne ou une organisation ayant la garde ou le contrôle de renseignements personnels sur la santé aux fins de fournir des soins de santé ou d'exercer d'autres fonctions liées à la santé. Exemples : médecins, hôpitaux, pharmacies, laboratoires et le MS, mais ne comprend pas Santé Ontario.

Particulier : A le sens qui lui est donné à l'article 2 de la LPRPS relativement aux RPS; et, relativement aux RP, a le même sens.

« Particulier » désigne la personne, vivante ou décédée, à l'égard de laquelle les renseignements ont été ou sont recueillis ou créés.

CIPVP : Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario

Ministre : Ministre de la Santé

MS : Ministère de la Santé de l'Ontario

Règl. de l'Ont. 329/04 : Règlement de l'Ontario 329/04 pris en application de la LPRPS

Santé Ontario : Santé Ontario, l'organisme du gouvernement de l'Ontario auquel s'applique la présente politique.

Agent de Santé Ontario : Personne qui agit pour le compte ou au nom de Santé Ontario aux fins de Santé Ontario, et non à ses propres fins, qu'elle ait ou non le pouvoir de lier Santé Ontario, qu'elle soit ou non employée par Santé Ontario, et qu'elle soit ou non rémunérée.

RPS ou renseignements personnels sur la santé : A le sens qui lui est attribué à l'article 4 de la LPRPS. Plus précisément, il s'agit de « renseignements identificatoires », verbaux ou consignés, concernant une personne et qui :

• portent sur la santé physique ou mentale de la personne, y compris les antécédents médicaux de sa famille;
• portent sur la prestation de soins de santé à la personne, y compris l'identification d'une personne à titre de fournisseur de soins de santé pour cette personne;
• constituent un plan établissant les services de soins à domicile et en milieu communautaire devant être fournis à la personne par un fournisseur de services de santé ou une équipe Santé Ontario conformément au financement prévu à l'article 21 de la Loi de 2019 pour des soins interconnectés;
• portent sur les paiements relatifs aux soins de santé ou sur l'admissibilité aux soins de santé ou à la couverture des soins de santé à l'égard de la personne;
• portent sur le don par la personne d'une partie de son corps ou d'une substance corporelle, ou découlent de l'analyse ou de l'examen d'une telle partie ou substance;
• correspondent au numéro de santé de la personne;
• identifient le mandataire spécial de la personne; ou
• correspondent à l'identifiant de santé numérique de la personne ou à tout autre renseignement identificatoire lié à la création de l'identifiant de santé numérique.

Les RPS comprennent les renseignements identificatoires concernant une personne qui ne sont pas énumérés ci-dessus, mais qui figurent dans un dossier contenant des RPS mentionnés ci-dessus.

Un renseignement est « identificatoire » lorsqu'il permet d'identifier une personne ou lorsqu'il est raisonnablement prévisible, dans les circonstances, qu'il puisse être utilisé, seul ou avec d'autres renseignements, pour identifier la personne.

LPRPS ou Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé : Loi ontarienne en matière de protection de la vie privée dans le domaine de la santé. Elle établit des règles régissant la gestion des RPS et la protection de leur confidentialité, tout en facilitant la prestation efficace des soins de santé. Les références à la LPRPS comprennent les règlements pris en application de celle-ci, tels que modifiés ou remplacés de temps à autre.

Agent de la LPRPS : À l'égard d'un DRS, s'entend d'une personne qui, avec l'autorisation du DRS, agit pour le compte de celui-ci relativement aux RPS aux fins du DRS et non à ses propres fins, qu'elle ait ou non le pouvoir de lier le DRS, qu'elle soit ou non employée par le DRS et qu'elle soit ou non rémunérée.

Organisation prescrite ou OP : Organisation désignée dans le Règlement de l'Ontario 329/04 à titre d'organisation aux fins de la LPRPS. L'organisation prescrite a le pouvoir et l'obligation d'élaborer et de maintenir le DSE conformément à la partie V.1 de la LPRPS, ainsi que le pouvoir d'exercer des activités liées à l'identifiant de santé numérique conformément à la partie V.2 de la LPRPS. 

Atteinte à la vie privée : Une atteinte à la vie privée comprend :

3. Atteinte à la vie privée visant des RPS ou des RP (atteinte à la vie privée liée aux RPS/RP) désigne un événement où :

• la collecte, l'utilisation ou la divulgation de RPS ou de RP n'est pas conforme à la LPRPS ou à ses règlements, ou à la LAIPVP ou à ses règlements (c.-à-d. sans autorisation légale); et/ou
• la consultation, la manipulation ou tout autre traitement des RPS fournis à Santé Ontario n'est pas conforme à la LPRPS ou à ses règlements;
• des RPS ou des RP sont volés, perdus ou font l'objet d'une collecte, d'une utilisation ou d'une divulgation non autorisée, ou lorsque des dossiers de RPS ou de RP font l'objet d'une copie, d'une modification ou d'une élimination non autorisée.

Remarque : Une atteinte à la vie privée liée aux RPS/RP n'inclut pas une atteinte visant des renseignements dépersonnalisés ou des renseignements d'identité d'entreprise, si l'événement ne concerne pas des RP ou des RPS.

4. Atteinte à la vie privée liée à une politique ou à une entente (atteinte à une politique/entente en matière de vie privée) désigne un événement où :

• Il y a contravention des politiques, procédures ou pratiques de Santé Ontario en matière de protection de la vie privée; et/ou
• Il y a contravention d'une condition liée à la protection de la vie privée dans :
  • des ententes de partage de données,
  • des ententes de recherche,
  • des ententes de confidentialité, ou
  • des ententes conclues avec des fournisseurs de services tiers retenus par Santé Ontario afin de traiter des RPS ou des RP,
  • des déclarations écrites reconnaissant et acceptant de ne pas utiliser des RPS ou des RP dépersonnalisés et/ou agrégés afin d'identifier une personne, et
• n'inclut pas une atteinte à la vie privée visant des RPS ou des RP.

Remarque : Une atteinte à une politique/entente en matière de vie privée peut inclure une atteinte visant des renseignements dépersonnalisés ou des renseignements d'identité d'entreprise si l'atteinte concerne des mécanismes de protection de la vie privée prévus dans une entente ou dans une politique, procédure ou pratique relative au traitement de renseignements dépersonnalisés ou de renseignements d'identité d'entreprise.

Incident lié à la vie privée : Tout événement pour lequel le Bureau de la protection de la vie privée est avisé ou prend connaissance qu'une atteinte à la vie privée pourrait s'être produite. Cela comprend les événements qui sont examinés ou faisant l'objet d'une enquête et qui sont :

• confirmés comme constituant une atteinte à la vie privée;
• confirmés comme ne constituant pas une atteinte à la vie privée; ou
• non déterminés ou ne pouvant être déterminés quant à la survenance d'une atteinte à la vie privée (atteinte présumée à la vie privée).

Remarque : Les incidents liés à la protection de la vie privée comprennent les événements impliquant des RP et des RPS, ainsi que des renseignements dépersonnalisés et des renseignements d'identité organisationnelle, car ces événements nécessitent une enquête conformément à la présente politique afin de déterminer s'ils constituent des atteintes à la vie privée, telles que définies ci-dessous. Santé Ontario enquête sur ces incidents impliquant des données dépersonnalisées et des renseignements d'identité organisationnelle, en tenant compte notamment 1) du risque de réidentification et des lignes directrices applicables en matière de dépersonnalisation des données, ainsi que 2) du contexte de traitement des données reçues par Santé Ontario en tant que renseignements d'identité organisationnelle; afin de confirmer qu'ils ne constituent pas des RP, respectivement.

Mandataire spécial : A le sens qui lui est donné à l'art. 5 de la LPRPS et désigne, sauf indication contraire du contexte, une personne autorisée en vertu de la LPRPS à consentir, au nom d'une autre personne, à la collecte, à l'utilisation ou à la divulgation de RPS concernant cette personne.

Utilisation : Relativement aux RPS ou aux RP sous la garde ou le contrôle d'un DRS ou d'une personne, « utiliser » signifie consulter, manipuler ou autrement traiter les renseignements, sans toutefois les divulguer; « utilisation » a un sens correspondant. Aux fins de la LPRPS, la communication de RPS entre un DRS et un mandataire du DRS constitue une utilisation par le DRS, et non une divulgation par la personne qui fournit les renseignements ni une collecte par la personne qui les reçoit.

La présente politique doit être révisée par Santé Ontario au moins tous les trois ans à compter de sa date d'entrée en vigueur ou plus tôt si nécessaire conformément à la Politique de vérification et de conformité en matière de protection de la vie privée.

Consultez les références et les documents

• Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé; Règlement de l'Ontario 329/04
• Manuel relatif à l'examen et à l'approbation des organisations prescrites
• Description du DSE et liste des répertoires du DSE
• Politique de vérification et de conformité en matière de protection de la vie privée
• Politique et procédure de gestion des incidents liés à la vie privée et Politique et procédure de gestion des incidents liés à la vie privée du DSE
• Formulaire de demande d'accès et de correction des renseignements personnels sur la santé du dossier de santé électronique

Annexe A : Registre des demandes d'accès et de correction

Les personnes suivantes ont été consultées dans l'élaboration de la présente politique :

• Le personnel du Bureau de la protection de la vie privée et autres agents de Santé Ontario responsables de la rédaction, du maintien et/ou de la révision des politiques en matière de protection de la vie privée liées aux exigences de Santé Ontario.
• Les membres du groupe de travail du comité consultatif du programme de protection de la vie privée (version 1 de la politique)
• Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario
• Ministère de la Santé

Avril 2026 : La politique a été révisée et mise à jour en avril 2026. Elle a été approuvée le 9 avril 2026 par le président-directeur général de Santé Ontario.

Remarque : Le présent registre est tenu par le Bureau de la protection de la vie privée de Santé Ontario et contient des renseignements relatifs aux responsabilités de Santé Ontario à titre d'agent en vertu de la LPRPS pour les DRS qui fournissent des RPS au DSE, dans la facilitation d'une réponse à une demande d'accès ou de correction.

Lorsqu'elle répond à une demande d'accès ou de correction ou en facilite le traitement pour le compte d'un DRS, Santé Ontario consigne, dans le registre, les éléments suivants, dans la mesure où ils sont connus de Santé Ontario :

• La date de réception de la demande;
• Le nom et les coordonnées du particulier auquel les renseignements se rapportent;
• Le type de demande (c.-à-d. accès ou correction);
• Une description de la demande;
• Une description des RPS visés par la demande;
• Le ou les employés ou autres personnes ayant reçu et examiné la demande;
• Le nom de tout membre de l'Ordre des médecins et chirurgiens de l'Ontario ou de l'Ordre des psychologues de l'Ontario consulté quant à savoir si l'octroi de l'accès pourrait vraisemblablement entraîner un risque de préjudice grave pour le traitement ou le rétablissement du particulier ou un risque de préjudice corporel grave pour le particulier ou une autre personne;
• Si le délai de réponse a été prolongé, le motif de la prolongation et sa durée;
• Si une demande d'accès accéléré a été présentée, si celle-ci a été accordée;
• Le ou les employés ou agents du DRS responsables de la décision d'accorder ou non la demande, le cas échéant;
• La décision rendue (accordée, accordée en partie ou refusée);
• Le motif du refus, le cas échéant;
• La personne responsable de communiquer la décision au particulier;
• La date de communication de la décision au particulier;
• Lorsqu'une décision d'accorder la demande est rendue, la personne responsable de la mise en œuvre de la décision;
• La date de mise en œuvre de la décision;
• Le montant des frais facturés pour le traitement de la demande, le cas échéant;
• Lorsqu'une déclaration de désaccord est jointe, le ou les employés ou autres personnes agissant au nom de Santé Ontario responsables de sa réception et de son ajout;
• La date d'ajout de la déclaration de désaccord;
• Le ou les employés ou autres personnes agissant au nom de Santé Ontario responsables d'aviser d'autres personnes d'une correction ou d'une déclaration de désaccord; et
• La date à laquelle d'autres personnes ont été avisées d'une correction ou d'une déclaration de désaccord.
• Le nom et les coordonnées du DRS auquel la demande a été présentée; et
• Une description de chaque décision rendue ou mesure prise par Santé Ontario dans le traitement ou la facilitation de la réponse au nom du DRS.