Politique et procédure relatives aux demandes d'accès aux renseignements personnels sur la santé du dossier de santé électronique

Numéro de politique : INF-007.02-PP
Parrain (ou parrains) de la politique : Directeur général, Stratégie, Planification, Protection de la vie privée et analyse
Date d'approbation originale : 30 septembre 2020
Date d'affichage : 29 juillet 2026
Date d'approbation de la version : 9 avril 2026

1.1 But

1.2.0 La présente politique et ses procédures décrivent les pratiques de Santé Ontario visant à :

• faciliter une réponse aux demandes d'accès présentées par un particulier ou par son mandataire spécial à un dépositaire de renseignements sur la santé (DRS) en vertu de la partie V de la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS), relativement aux dossiers de renseignements personnels sur la santé (RPS) du particulier accessibles par l'entremise du dossier de santé électronique (DSE);
• répondre, au moyen d'un mode d'accès numérique, aux demandes d'accès présentées par un particulier à Santé Ontario à titre d'organisation prescrite en vertu de la partie V de la LPRPS, relativement à certains dossiers de RPS du particulier accessibles par l'entremise du DSE (dossiers cliniques du DSE); et
• répondre aux demandes d'accès présentées par un particulier ou par son mandataire spécial à Santé Ontario à titre d'OP en vertu de la partie V de la LPRPS, relativement à certains dossiers électroniques conservés par Santé Ontario en vertu des paragraphes 4, 5 et 6 de l'article 55.3 de la LPRPS (journaux d'audit du DSE).

1.2 Objectifs

1.2.1 Permettre à Santé Ontario, en tant qu'organisation prescrite, de :

• respecter ses obligations en vertu de la LPRPS et de ses règlements;
• respecter ses obligations en vertu du Manuel relatif à l'examen et à l'approbation des organisations prescrites du Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario (CIPVP); et
• protéger la vie privée des personnes et la confidentialité de leurs RPS.

1.3 Portée

1.3.1 La présente politique s'applique à Santé Ontario lorsqu'elle agit en vertu de son autorité à titre d'organisation prescrite :

• aux fins de la partie V.1 de la LPRPS; et
• aux fins des paragraphes 51(5) et (6) de la partie V de la LPRPS.

1.3.2 La présente politique s'applique aux employés non syndiqués, aux responsables d'équipe, aux membres du conseil d'administration, aux employés syndiqués, aux personnes détachées, aux consultants et aux personnes agissant au nom de Santé Ontario (agents de Santé Ontario), ainsi qu'aux DRS qui fournissent des RPS à Santé Ontario aux fins de l'élaboration et de la maintenance du DSE.

1.3.3 La présente politique et ses procédures s'appliquent aux demandes d'accès relatives :

• aux dossiers cliniques du DSE décrits dans la description du DSE et la liste des répertoires accessibles sur le site Web de la protection de la vie privée de Santé Ontario; et
• aux journaux d'audit du DSE spécifiés, y compris les registres d'accès et de transmission des dossiers cliniques du DSE, les journaux des directives de consentement et les journaux des dérogations à la préséance du consentement.

1.3.4 Lorsqu'elle reçoit une demande d'accès relative à des RPS qui ne sont pas accessibles par l'entremise du DSE, Santé Ontario peut orienter le particulier ou le mandataire spécial présentant la demande afin qu'il communique avec le ou les DRS ayant la garde ou le contrôle des dossiers, ou avec leur agent en vertu de la LPRPS.

1.4 Conformité et

Le respect intégral de la présente politique est obligatoire, sauf si une exception à une section précise est approuvée par écrit par le directeur général de la protection de la vie privée (DGPVP) de Santé Ontario ou son délégué. Le non-respect des exigences de la présente politique peut entraîner des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'à la révocation d'une nomination, la cessation d'emploi ou la résiliation du contrat sans préavis ni indemnité.

1.4.2 La conformité fera l'objet d'une vérification conformément à la Politique de vérification et de conformité en matière de protection de la vie privée et selon la fréquence qui y est prévue.

1.4.3 Dès la première occasion raisonnable suivant la constatation ou la prise de connaissance d'une violation de la présente politique, les employés, les autres agents de Santé Ontario ainsi que les DRS doivent en informer le Bureau de la protection de la vie privée de Santé Ontario en signalant la violation au centre de services de l'entreprise par téléphone : 1-866-250-1554; ou par courriel : oh-servicedesk@ontariohealth.ca

1.4.4 Les violations de la présente politique seront gérées conformément à la Politique et procédure de gestion des incidents liés à la vie privée et à la Politique et procédure de gestion des incidents liés à la vie privée du DSE.

1.4.5 La conformité sera appliquée conformément à la Politique de discipline progressive.

1.5 Terminologie

1.5.1 Les termes « inclure » et « y compris », lorsqu'ils sont utilisés, ne sont pas limitatifs et signifient respectivement « inclure, sans s'y limiter » et « y compris, sans s'y limiter ».

1.5.2 Les mots et expressions de la présente politique ayant un sens différent de leur acception courante sont écrits avec une majuscule et leur définition figure à la section Définitions et sigles (section 5).

2.1 Approbation de la politique par le ministre de la Santé

2.1.1 Conformément au par. 55.3 (18) de la LPRPS, la présente politique et ses procédures doivent être approuvées par le ministre de la Santé.

2.1.2 Le délégué du ministre a fourni une confirmation écrite à Santé Ontario indiquant l'approbation de la présente politique et de ses procédures en date du 23 septembre 2021.

2.2 Droit d'accès

2.2.1 Sous réserve des exclusions et exceptions limitées et précises prévues par la LPRPS, les particuliers ont le droit d'accéder à :

• leurs dossiers de RPS qui sont sous la garde ou le contrôle d'un DRS;
• certains dossiers cliniques du DSE qui sont réputés être sous la garde ou le contrôle de Santé Ontario conformément au paragraphe 51(5) de la LPRPS; et
• certains journaux d'audit du DSE qui sont réputés être sous la garde ou le contrôle de Santé Ontario conformément au paragraphe 51(6) de la LPRPS.

2.2.2 Les particuliers peuvent adresser les plaintes liées à l'accès au CIPVP comme suit :

Registraire
Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée/Ontario
1400-2, rue Bloor East
Toronto, Ontario, M4W 1A8

2.3 Avis au public

2.3.1 Santé Ontario fournit au public des renseignements sur le droit des particuliers d'accéder à leurs dossiers cliniques du DSE et aux journaux d'audit du DSE spécifiés. La présente politique est mise à la disposition du public sur le site Web de la protection de la vie privée de Santé Ontario. Les particuliers peuvent également communiquer avec le Bureau de la protection de la vie privée de Santé Ontario par téléphone, par la poste ou par courriel afin d'obtenir des renseignements sur la présente politique et sur les pratiques de Santé Ontario liées au traitement et à la facilitation des demandes d'accès.

2.3.2 Les instructions pour présenter une demande d'accès à un DRS, y compris les documents requis ainsi que le titre, l'adresse postale et les coordonnées des employés ou autres agents de Santé Ontario auxquels ces documents doivent être fournis, figurent dans le Formulaire de demande d'accès et de correction des renseignements personnels sur la santé du dossier de santé électronique accessible sur le site Web de la protection de la vie privée de Santé Ontario.

2.3.3 Les instructions pour présenter une demande d'accès à Santé Ontario en sa capacité d'organisation prescrite sont fournies sur le site Web de la protection de la vie privée de Santé Ontario. Santé Ontario oriente les particuliers qui ne peuvent pas ou ne souhaitent pas utiliser le mode d'accès numérique vers les instructions pour présenter une demande d'accès à un DRS.

2.3.4 En cas d'interruption de service du mode d'accès numérique, Santé Ontario veille à ce qu'un avis soit publié. L'impossibilité d'accéder au mode d'accès numérique en raison d'une interruption temporaire de service ne constitue pas un refus de la part de Santé Ontario de mettre à disposition un mode d'accès numérique.

2.4 Instructions à l'intention des DRS recevant des demandes d'accès de la part de particuliers et de mandataires spéciaux

2.4.1 Lorsqu'un DRS reçoit une demande d'accès liée aux répertoires indiqués à la section 3 du Formulaire de demande d'accès et de correction des renseignements personnels sur la santé du DSE, le DRS peut orienter le particulier ou son mandataire spécial vers Santé Ontario pour obtenir de l'aide (par exemple, lorsque les dossiers demandés sont sous la garde ou le contrôle d'un autre DRS).

2.5 Rôle de Santé Ontario à titre d'agent en vertu de la LPRPS dans la facilitation des demandes d'accès au nom des DRS

2.5.1 Agissant à titre d'agent en vertu de la LPRPS pour les DRS qui fournissent des RPS à Santé Ontario à titre d'organisation prescrite, Santé Ontario peut faciliter la réponse d'un DRS à une demande d'accès. La facilitation comprend la réception des demandes d'accès, la récupération des dossiers pertinents, la transmission des dossiers pertinents et de la documentation connexe au DRS ayant fourni les RPS à Santé Ontario afin de poursuivre le traitement et de répondre à la demande, ainsi que la fourniture de renseignements procéduraux au particulier ou à son mandataire spécial.

2.5.2 Santé Ontario n'est pas autorisée à fournir des conseils ou des avis aux DRS, aux particuliers ou aux mandataires spéciaux, ni à assumer une responsabilité quant à la détermination de l'autorité légale d'un particulier ou d'un mandataire spécial pour présenter la demande, ni à prendre la décision d'accès quant à savoir si le dossier doit être communiqué ou refusé. Conformément à la LPRPS, ces obligations incombent uniquement au DRS ayant la garde ou le contrôle des dossiers.

2.5.3 Les demandes d'accès liées aux répertoires indiqués à la section 3 du Formulaire de demande d'accès et de correction des renseignements personnels sur la santé du DSE seront traitées par Santé Ontario conformément à la section 3 de la présente politique

2.5.4 Santé Ontario ne reçoit pas les demandes d'accès liées aux répertoires spécifiés à la section 5 du Formulaire de demande d'accès et de correction des renseignements personnels sur la santé du DSE. Lorsqu'elle reçoit une demande d'accès liée à un ou plusieurs de ces répertoires, Santé Ontario redirige le particulier demandeur ou son mandataire spécial conformément aux indications figurant dans le Formulaire de demande d'accès et de correction des renseignements personnels sur la santé du DSE.

Obligations de réponse du DRS ayant fourni les RPS à Santé Ontario en vertu de la LPRPS

2.5.5 Dès réception de la documentation relative à la demande d'accès provenant de Santé Ontario ou directement d'un particulier ou d'un mandataire spécial, le DRS doit respecter ses obligations en vertu de la partie V de la LPRPS, notamment :

• prendre des mesures raisonnables pour confirmer l'autorité légale du particulier ou du mandataire spécial conformément aux art. 23 à 26 de la LPRPS;
• répondre au particulier ou au mandataire spécial dans un délai de 30 jours civils suivant la réception de la demande d'accès aux RPS en vertu de la LPRPS. Le dépositaire peut toutefois prolonger ce délai d'au plus 30 jours civils supplémentaires si les exigences prévues aux paragraphes 54(3) et (4) de la LPRPS sont respectées; et
• respecter les exigences annuelles en matière de déclaration auprès du CIPVP.

2.6 Rôle de Santé Ontario à titre d'organisation prescrite dans le traitement des demandes d'accès relatives à des dossiers précisés

2.6.1 Agissant comme si elle était un DRS et comme si elle avait la garde et le contrôle des dossiers conformément aux paragraphes 51(5) et (6) de la LPRPS, Santé Ontario, à titre d'organisation prescrite, fournit aux particuliers un accès à :

• certains dossiers cliniques du DSE par l'entremise d'un mode d'accès numérique; et
• certains journaux d'audit du DSE.

2.6.2 En répondant aux demandes d'accès à titre d'organisation prescrite, Santé Ontario respecte les exigences de la partie V de la LPRPS, sous réserve des exclusions et exceptions limitées et précises prévues dans le Règl. de l'Ont. 329/04 Gènèral.

2.6.3 Santé Ontario précise les critères d'admissibilité au mode d'accès numérique sur son site Web.

2.6.4 Santé Ontario précise les dossiers pour lesquels elle accepte les demandes d'accès à titre d'organisation prescrite sur la page Accéder à vos renseignements – Dossier de santé électronique et identifiant de santé numérique.

2.6.5 Sur demande, Santé Ontario veille à ce qu'une aide soit fournie aux particuliers souhaitant présenter une demande d'accès à Santé Ontario à titre d'organisation prescrite.

2.6.6 Santé Ontario, y compris ses employés, agents, fournisseurs de services et toute autre personne agissant au nom de Santé Ontario, ne facture aucuns frais aux particuliers pour le traitement d'une demande d'accès.

2.7 Suivi et consignation des demandes d'accès

2.7.1 Santé Ontario tient un registre des demandes d'accès liées à ses responsabilités à titre d'agent en vertu de la LPRPS pour les DRS dans la facilitation d'une réponse à une demande, ainsi qu'à ses obligations à titre d'organisation prescrite dans la réponse à une demande. Se référer à « Annexe A : Registre des demandes d'accès et de correction » pour connaître les renseignements consignés dans le registre.

2.7.2 Santé Ontario respecte ses exigences annuelles en matière de déclaration en fournissant au CIPVP un rapport annuel qui comprend notamment :

• le nombre de demandes reçues par Santé Ontario au cours de l'année civile précédente pour l'accès aux dossiers dérivés du RNM et du SILO, ainsi qu'aux registres électroniques du DSE; et
• le nombre de refus de communication par Santé Ontario de l'un ou l'autre des dossiers susmentionnés, les dispositions de la LPRPS en vertu desquelles la communication a été refusée, ainsi que le nombre de fois où chacune de ces dispositions a été invoquée; et
• toute autre mesure ou tout autre indicateur spécifié par le commissaire.

2.8 Conservation de la documentation relative aux demandes d'accès

2.8.1 Santé Ontario conserve de manière sécurisée la documentation pertinente relative aux demandes d'accès, conformément à la Politique et procédure de conservation du DSE.

3.1 Demande d'accès présentée directement à un DRS de RPS pour des RPS fournis au DSE par un ou plusieurs DRS

3.1.1 Lorsqu'un DRS reçoit une demande de renseignements d'un particulier ou d'un mandataire spécial souhaitant présenter une demande d'accès aux RPS fournis au DSE par un ou plusieurs autres DRS, le DRS doit, à la première occasion raisonnable après avoir relevé ou pris connaissance de la demande et au plus tard dans un délai de cinq (5) jours civils, orienter le particulier ou le mandataire spécial afin qu'il présente la demande d'accès conformément aux instructions figurant dans le Formulaire de demande d'accès et de correction des renseignements personnels sur la santé du DSE.

3.2 Demande d'accès présentée à Santé Ontario à titre d'agent en vertu de la LPRPS relativement aux répertoires indiqués à la section 3 du Formulaire de demande d'accès et de correction des renseignements personnels sur la santé du DSE

3.2.1 Dès réception d'un Formulaire de demande d'accès et de correction des renseignements personnels sur la santé du DSE d'un particulier ou d'un mandataire spécial relativement aux répertoires indiqués à la section 3 de ce formulaire, un membre de l'équipe du Bureau de la protection de la vie privée :

• veille à ce que la documentation relative à la demande d'accès soit complète et demande des précisions au besoin auprès du particulier ou du mandataire spécial;
• amorce le suivi et la consignation de la demande d'accès (voir Annexe A : Registre des demandes d'accès et de correction);
• veille à ce que la documentation pertinente soit conservée de manière sécurisée;
• repère et récupère les dossiers pertinents dans le DSE;
• dès que possible, mais au plus tard dans un délai de dix (10) jours civils suivant la réception de la demande, transmet les dossiers chiffrés ainsi que la documentation relative à la demande d'accès à chaque DRS concerné afin qu'il réponde au particulier ou au mandataire spécial conformément à la partie V de la LPRPS; et
• dès que possible, mais au plus tard dans un délai de dix (10) jours civils suivant la réception de la demande, fournit un avis écrit au particulier ou au mandataire spécial. Cet avis comprend :
  • un accusé de réception de la demande d'accès par Santé Ontario;
  • une indication que Santé Ontario facilite la demande; et
  • une confirmation que la demande a été transmise au(x) DRS concerné(s) pour traitement conformément à la LPRPS.

3.2.2 Dès réception de la demande transmise par Santé Ontario, le DRS concerné doit répondre au particulier ou au mandataire spécial conformément aux dispositions de la partie V de la LPRPS et à la section 2.7.1 de la présente politique.

3.3 Demande d'accès liée aux répertoires indiqués à la section 5 du Formulaire de demande d'accès et de correction des renseignements personnels sur la santé du DSE

3.3.1 Pour les demandes reçues directement par le ministère de la Santé (MS), Santé Ontario peut faciliter une réponse à titre d'agent du MS, sur instruction du MS. Lorsqu'elle facilite une demande pour le MS, Santé Ontario met à jour le système de suivi et de consignation, selon le cas, avec tous les renseignements pertinents connus.

3.4 Demande d'accès présentée à Santé Ontario à titre d'organisation prescrite par le mode d'accès numérique

Mode d'accès numérique pour les dossiers cliniques du DSE

3.4.1 Santé Ontario répond à une demande d'accès présentée par le mode d'accès numérique si celle-ci est présentée par un particulier qui satisfait aux critères d'admissibilité établis sur le site Web de Santé Ontario et qui possède un identifiant de santé numérique.

3.4.2 Santé Ontario ne répond aux demandes d'accès par le mode d'accès numérique que si la demande est présentée par ce mode.

3.4.3 Santé Ontario précise les types de dossiers pour lesquels un accès peut être demandé par le mode d'accès numérique sur la page Accéder à vos renseignements – Dossier de santé électronique et identifiant de santé numérique.

3.4.4 Lorsqu'elle répond à une demande d'accès, Santé Ontario ne détermine pas si des exceptions au droit d'accès s'appliquent.

3.4.5 Santé Ontario informe les DRS qui fournissent des dossiers au DSE (DRS contributeurs), avant que ces dossiers ne soient mis à la disposition des particuliers par l'entremise du mode d'accès numérique, qu'elle peut fournir l'accès sans avis ponctuel au DRS contributeur, et que le DRS contributeur peut aviser Santé Ontario s'il détermine que l'une des exceptions au droit d'accès d'un particulier, telles qu'énoncées aux alinéas 52(1)a) à f) de la LPRPS, s'applique à l'un des dossiers de RPS que le DRS contributeur a fournis au DSE.

3.4.6 Si Santé Ontario reçoit un avis d'un DRS contributeur indiquant qu'une exception au droit d'accès d'un particulier s'applique à un ou plusieurs dossiers, Santé Ontario accuse réception de l'avis et désactive l'accès du particulier à l'ensemble des dossiers du répertoire applicable par l'entremise du mode d'accès numérique.

3.4.7 Lorsqu'une exception au droit d'accès d'un particulier a été signalée à Santé Ontario :

• le DRS contributeur évalue si l'exception au droit d'accès s'applique toujours au moins une fois tous les trois mois ou selon toute autre fréquence convenue entre Santé Ontario et le DRS contributeur;
• Santé Ontario redirige le particulier vers la page Accéder à vos renseignements – Dossier de santé électronique et identifiant de santé numérique afin de présenter une demande d'accès auprès du DRS contributeur; et
• Santé Ontario rétablit l'accès du particulier par l'entremise du mode d'accès numérique si le DRS contributeur informe Santé Ontario que l'exception au droit d'accès ne s'applique plus et que Santé Ontario n'a pas été avisée de toute autre exception relativement à des dossiers du même répertoire.

3.4.8 En réponse à une demande d'accès présentée par le mode d'accès numérique, Santé Ontario met les dossiers demandés à la disposition du particulier pour consultation en format électronique filigrané.

3.4.9 Santé Ontario ne traite pas les demandes d'accès par téléphone; toutefois, sur demande et dans la mesure du possible, Santé Ontario fournit une explication de tout terme, code ou abréviation utilisé dans le dossier.

3.4.10 Santé Ontario ne fournit aucune interprétation clinique des dossiers aux particuliers.

Accès aux journaux d'audit du DSE

3.4.11 Santé Ontario précise les journaux d'audit du DSE pour lesquels un accès peut être demandé sur la page Accéder à vos renseignements – Dossier de santé électronique et identifiant de santé numérique.

3.4.12 Lorsqu'elle répond à une demande d'accès, Santé Ontario peut déterminer si des exceptions au droit d'accès s'appliquent.

3.4.13 Santé Ontario répond à une demande d'accès aux journaux d'audit du DSE en format papier ou électronique filigrané.

3.4.14 Sur demande et dans la mesure du possible, Santé Ontario fournit une explication de tout terme, code ou abréviation utilisé dans le dossier.

3.4.15 Santé Ontario ne fournit aucune interprétation clinique des dossiers aux particuliers.

4.1 Bureau de la protection de la vie privée

4.1.1 Rédige et tient à jour la présente politique

4.1.2 Facilite ou traite les demandes d'accès relatives au DSE conformément à la présente politique.

4.1.3 Consigne les demandes d'accès reçues par Santé Ontario dans son rôle d'agent en vertu de la LPRPS pour les DRS contributeurs dans le registre des demandes d'accès et de correction.

4.1.4 Conserve la documentation pertinente relative aux demandes d'accès reçues par Santé Ontario dans son rôle d'agent en vertu de la LPRPS pour les DRS contributeurs conformément à la Politique et procédure de conservation du DSE.

4.2 Vice-président, Produits et services d'accès

4.2.1 Supervise les processus de demandes d'accès de l'organisation prescrite, y compris le mode d'accès numérique et les autres processus, et veille à ce que les demandes d'accès soient traitées conformément à la présente politique.

4.3 Responsables désignés du Programme d'accès des consommateurs à la santé numérique (PACSN)

4.3.1 Récupèrent les dossiers pertinents, les examinent et prennent une décision d'accès, et traitent les demandes d'accès aux journaux d'audit du DSE par courriel ou messagerie.

4.3.2 Consignent les demandes d'accès dans le registre des demandes d'accès du DSE.

4.4 Employés et autres agents de Santé Ontario

4.4.1 Avisent le Bureau de la protection de la vie privée à la première occasion raisonnable suivant la réception d'une demande d'accès liée au DSE.

4.5 DRS qui fournissent des RPS à Santé Ontario

4.5.1 Avisent et collaborent avec Santé Ontario lors de la réception d'une demande d'accès liée au DSE conformément à la présente politique.

4.5.2 Répondent aux demandes d'accès conformément à la LPRPS et à la présente politique.

4.5.3 Avisent Santé Ontario de toute exception au droit d'accès d'un particulier qui s'applique aux dossiers de RPS que le DRS a fournis au DSE et informent Santé Ontario lorsque ces exceptions ne s'appliquent plus.

Les termes définis sont en majuscules dans l'ensemble du présent document

Recueillir : A le sens qui lui est donné à l'article 2 de la LPRPS relativement aux RPS; et, relativement aux RP, a le même sens.

« Recueillir » signifie rassembler, acquérir, recevoir ou obtenir des renseignements par tout moyen et auprès de toute source, et « collecte » et « recueilli » ont un sens correspondant.

Directive de consentement : Directive formulée conformément à l'art. 55.6 de la LPRPS, qui restreint ou retire, en tout ou en partie, le consentement d'une personne à la collecte, à l'utilisation et à la divulgation de ses RPS au moyen du DSE par un DRS aux fins de fournir ou d'aider à fournir des soins de santé à cette personne.

DGPVP : Directeur général de la protection de la vie privée

Mode d'accès numérique : S'entend du ou des systèmes électroniques mis à disposition par Santé Ontario conformément au paragraphe 18.1.1 (3) du Règl. de l'Ont. 329/04.

Divulguer : A le sens qui lui est donné à l'art. 2 de la LPRPS relativement aux RPS sous la garde ou le contrôle d'un DRS ou d'une personne; et, relativement aux RP, a le même sens.

« Divulguer » signifie rendre les renseignements accessibles ou les communiquer à un autre DRS ou à une autre personne, mais ne comprend pas l'utilisation des renseignements; « divulgation » a un sens correspondant.

DSE ou dossier de santé électronique : A le sens qui lui est donné à l'art. 55.1 de la LPRPS et désigne généralement les systèmes électroniques développés et maintenus par Santé Ontario conformément à la partie V.1 de la LPRPS afin de permettre aux DRS de recueillir, d'utiliser et de divulguer des RPS au moyen de ces systèmes.

Journaux d'audit du DSE : A le sens qui lui est donné aux paragraphes 4, 5 et 6 de l'art. 55.3 de la LPRPS et désigne généralement les registres électroniques conservés par l'organisation prescrite qui consignent l'accès et la transmission des dossiers de RPS conservés dans le DSE, les directives de consentement appliquées aux RPS conservés dans le DSE et les dérogations à la préséance du consentement effectuées pour accéder aux RPS conservés dans le DSE.

Dossiers cliniques du DSE : Dossiers de RPS conservés dans le DSE tels que décrits dans la description du DSE et la liste des répertoires.

Employé : Personne employée et rémunérée par Santé Ontario et classée comme employé permanent à temps plein, permanent à temps partiel, temporaire à temps plein, temporaire à temps partiel, étudiant rémunéré ou occasionnel, conformément à la Ligne directrice sur la classification des employés. Un consultant ou un entrepreneur n'est pas un employé.

DRS ou dépositaire de renseignements sur la santé : A le sens qui lui est donné à l'art. 3 de la LPRPS et désigne généralement une personne ou une organisation ayant la garde ou le contrôle de renseignements personnels sur la santé aux fins de fournir des soins de santé ou d'exercer d'autres fonctions liées à la santé. Exemples : médecins, hôpitaux, pharmacies, laboratoires et le MS, mais ne comprend pas Santé Ontario.

Particulier : A le sens qui lui est donné à l'article 2 de la LPRPS relativement aux RPS; et, relativement aux RP, a le même sens.

« Particulier » désigne la personne, vivante ou décédée, à l'égard de laquelle les renseignements ont été ou sont recueillis ou créés.

CIPVP : Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario

Ministre : Ministre de la Santé

MS : Ministère de la Santé de l'Ontario

Règl. de l'Ont. 329/04 : Règlement de l'Ontario 329/04 pris en application de la LPRPS

Santé Ontario : Organisme du gouvernement de l'Ontario auquel s'applique la présente politique.

Agent de Santé Ontario : Personne qui agit pour le compte ou au nom de Santé Ontario aux fins de Santé Ontario, et non à ses propres fins, qu'elle ait ou non le pouvoir de lier Santé Ontario, qu'elle soit ou non employée par Santé Ontario, et qu'elle soit ou non rémunérée.

RPS ou renseignements personnels sur la santé :

A le sens qui lui est donné à l'art. 4 de la LPRPS. Plus précisément, il s'agit de « renseignements identificatoires », verbaux ou consignés, concernant une personne et qui :

• portent sur la santé physique ou mentale de la personne, y compris les antécédents médicaux de sa famille;
• portent sur la prestation de soins de santé à la personne, y compris l'identification d'une personne à titre de fournisseur de soins de santé pour cette personne;
• constituent un plan établissant les services de soins à domicile et en milieu communautaire devant être fournis à la personne par un fournisseur de services de santé ou une équipe Santé Ontario conformément au financement prévu à l'article 21 de la Loi de 2019 pour des soins interconnectés;
• portent sur les paiements relatifs aux soins de santé ou sur l'admissibilité aux soins de santé ou à la couverture des soins de santé à l'égard de la personne;
• portent sur le don par la personne d'une partie de son corps ou d'une substance corporelle, ou découlent de l'analyse ou de l'examen d'une telle partie ou substance;
• correspondent au numéro de santé de la personne;
• identifient le mandataire spécial de la personne; et/ou
• correspondent à l'identifiant de santé numérique de la personne ou à tout autre renseignement identificatoire lié à la création de l'identifiant de santé numérique.

Les RPS comprennent également des renseignements identificatoires concernant une personne qui ne figurent pas parmi les RPS énumérés ci-dessus, mais qui sont contenus dans un dossier comprenant des RPS énumérés ci-dessus.

Un renseignement est « identificatoire » lorsqu'il permet d'identifier une personne ou lorsqu'il est raisonnablement prévisible, dans les circonstances, qu'il puisse être utilisé, seul ou avec d'autres renseignements, pour identifier la personne.

LPRPS ou Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé : Loi ontarienne en matière de protection de la vie privée dans le domaine de la santé. Elle établit des règles régissant la gestion des RPS et la protection de leur confidentialité, tout en facilitant la prestation efficace des soins de santé. Les références à la LPRPS comprennent les règlements pris en application de celle-ci, tels que modifiés ou remplacés de temps à autre.

Agent de la LPRPS : Aux termes de l'article 17 de la LPRPS à l'égard d'un DRS, s'entend d'une personne qui, avec l'autorisation du DRS, agit pour le compte de celui-ci relativement aux RPS aux fins du DRS et non à ses propres fins, qu'elle ait ou non le pouvoir de lier le DRS, qu'elle soit ou non employée par celui-ci et qu'elle soit ou non rémunérée.

Organisation prescrite ou OP : Organisation désignée dans le Règlement de l'Ontario 329/04 à titre d'organisation aux fins de la LPRPS. L'organisation prescrite a le pouvoir et l'obligation d'élaborer et de maintenir le DSE conformément à la partie V.1 de la LPRPS, ainsi que le pouvoir d'exercer des activités liées à l'identifiant de santé numérique conformément à la partie V.2 de la LPRPS. 

Incident lié à la vie privée : Tout événement pour lequel le Bureau de la protection de la vie privée est avisé ou prend connaissance qu'une atteinte à la vie privée pourrait s'être produite. Cela comprend les événements qui sont examinés/faisant l'objet d'une enquête et qui sont :

1. confirmés comme constituant une atteinte à la vie privée
2. confirmés comme ne constituant pas une atteinte à la vie privée
3. non déterminés ou ne pouvant être déterminés quant à la survenance d'une atteinte à la vie privée (atteinte présumée à la vie privée).

Remarque : Les incidents liés à la protection de la vie privée comprennent les événements impliquant des RP et des RPS, ainsi que des renseignements dépersonnalisés et des renseignements d'identité organisationnelle, car ces événements nécessitent une enquête conformément à la présente politique afin de déterminer s'ils constituent des atteintes à la vie privée, telles que définies ci-dessous. Santé Ontario enquête sur ces incidents impliquant des données dépersonnalisées et des renseignements d'identité organisationnelle, en tenant compte notamment 1) du risque de réidentification et des lignes directrices applicables en matière de dépersonnalisation des données, ainsi que 2) du contexte de traitement des données reçues par Santé Ontario en tant que renseignements d'identité organisationnelle; afin de confirmer qu'ils ne constituent pas des RP, respectivement.

Atteinte à la vie privée : Une atteinte à la vie privée comprend :

1. Atteinte à la vie privée visant des RPS ou des RP (atteinte à la vie privée liée aux RPS/RP) désigne un événement où :

1. la collecte, l'utilisation ou la divulgation de RPS ou de RP n'est pas conforme à la LPRPS ou à ses règlements, ou à la LAIPVP ou à ses règlements (c.-à-d. sans autorisation légale); et/ou
2. la consultation, la manipulation ou tout autre traitement des RPS fournis à Santé Ontario n'est pas conforme à la LPRPS ou à ses règlements;
3. des RPS ou des RP sont volés, perdus ou font l'objet d'une collecte, d'une utilisation ou d'une divulgation non autorisée, ou lorsque des dossiers de RPS ou de RP font l'objet d'une copie, d'une modification ou d'une élimination non autorisée.

Remarque : Une atteinte à la vie privée liée aux RPS/RP n'inclut pas une atteinte visant des renseignements dépersonnalisés ou des renseignements d'identité d'entreprise, si l'événement ne concerne pas des RP ou des RPS.

2. Atteinte à la vie privée liée à une politique ou à une entente (atteinte à une politique/entente en matière de vie privée) désigne un événement où :

• Il y a contravention des politiques, procédures ou pratiques de Santé Ontario en matière de protection de la vie privée; et/ou
• Il y a contravention d'une condition liée à la protection de la vie privée dans :
  • des ententes de partage de données,
  • des ententes de recherche,
  • des ententes de confidentialité, ou
  • des ententes conclues avec des fournisseurs de services tiers retenus par Santé Ontario afin de traiter des RPS ou des RP,
  • des déclarations écrites reconnaissant et acceptant de ne pas utiliser des RPS ou des RP dépersonnalisés et/ou agrégés afin d'identifier une personne, et
• n'inclut pas une atteinte à la vie privée visant des RPS ou des RP.

Remarque : Une atteinte à une politique/entente en matière de vie privée peut inclure une atteinte visant des renseignements dépersonnalisés ou des renseignements d'identité d'entreprise si l'atteinte concerne des mécanismes de protection de la vie privée prévus dans une entente ou dans une politique, procédure ou pratique relative au traitement de renseignements dépersonnalisés ou de renseignements d'identité d'entreprise.

Mandataire spécial : A le sens qui lui est donné à l'art. 5 de la LPRPS et désigne, sauf indication contraire du contexte, une personne autorisée en vertu de la LPRPS à consentir, au nom d'une autre personne, à la collecte, à l'utilisation ou à la divulgation de RPS concernant cette personne.

Utilisation : Relativement aux RPS ou aux RP sous la garde ou le contrôle d'un DRS ou d'une personne, « utiliser » signifie consulter, manipuler ou autrement traiter les renseignements, sans toutefois les divulguer; « utilisation » a un sens correspondant. Aux fins de la LPRPS, la communication de RPS entre un DRS et un mandataire du DRS constitue une utilisation par le DRS, et non une divulgation par la personne qui fournit les renseignements ni une collecte par la personne qui les reçoit.

La présente politique doit être révisée par Santé Ontario au moins tous les trois ans à compter de sa date d'entrée en vigueur ou plus tôt si nécessaire conformément à la Politique de vérification et de conformité en matière de protection de la vie privée.

Consultez les références et les documents

• Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé; Règlement de l'Ontario 329/04
• Manuel relatif à l'examen et à l'approbation des organisations prescrites
• Description du DSE et liste des répertoires
• Politique de vérification et de conformité en matière de protection de la vie privée
• Politique et procédure de gestion des incidents liés à la protection de la vie privée
• Politique et procédure de gestion des incidents liés à la protection de la vie privée du DSE
• Formulaire de demande d'accès et de correction des renseignements personnels sur la santé du dossier de santé électronique
• Registre des demandes d'accès et de correction

Annexe A : Registre des demandes d'accès et de correction

Les personnes suivantes ont été consultées dans l'élaboration de la présente politique :

• Le personnel du Bureau de la protection de la vie privée et autres agents de Santé Ontario responsables de la rédaction, du maintien et/ou de la révision des politiques en matière de protection de la vie privée liées aux exigences de Santé Ontario.
• Les membres du groupe de travail du comité consultatif du programme de protection de la vie privée (version 1 de la politique)
• Ministère de la Santé

Avril 2026 : La politique a été révisée et mise à jour en avril 2026. Elle a été approuvée le 9 avril 2026 par le président-directeur général de Santé Ontario.

Remarque : Le présent registre est tenu par le Bureau de la protection de la vie privée de Santé Ontario et contient des renseignements relatifs aux responsabilités de Santé Ontario à titre d'agent en vertu de la LPRPS pour les DRS qui fournissent des RPS au DSE, dans la facilitation d'une réponse à une demande d'accès ou de correction.

Lorsqu'elle répond à une demande d'accès ou de correction reçue ou en facilite le traitement, Santé Ontario consigne dans le registre les éléments suivants, dans la mesure où ils sont connus de Santé Ontario :

• La date de réception de la demande;
• Le nom et les coordonnées du particulier auquel les renseignements se rapportent;
• Le type de demande (c.-à-d. accès ou correction);
• Une description de la demande;
• Une description des RPS visés par la demande;
• Le ou les employés ou autres personnes ayant reçu et examiné la demande;
• Le nom de tout membre de l'Ordre des médecins et chirurgiens de l'Ontario ou de l'Ordre des psychologues de l'Ontario consulté quant à savoir si l'octroi de l'accès pourrait vraisemblablement entraîner un risque de préjudice grave pour le traitement ou le rétablissement du particulier ou un risque de préjudice corporel grave pour le particulier ou une autre personne;
• Si le délai de réponse a été prolongé, le motif de la prolongation et sa durée;
• Si une demande d'accès accéléré a été présentée, si celle-ci a été accordée;
• Le ou les employés ou agents du DRS responsables de la décision d'accorder ou non la demande, le cas échéant;
• La décision rendue (accordée, accordée en partie ou refusée);
• Le motif du refus, le cas échéant;
• La personne responsable de communiquer la décision au particulier;
• La date de communication de la décision au particulier;
• Lorsqu'une décision d'accorder la demande est rendue, la personne responsable de la mise en œuvre de la décision;
• La date de mise en œuvre de la décision;
• Le montant des frais facturés pour le traitement de la demande, le cas échéant;
• Lorsqu'une déclaration de désaccord est jointe, le ou les employés ou autres personnes agissant au nom de Santé Ontario responsables de sa réception et de son ajout;
• La date d'ajout de la déclaration de désaccord;
• Le ou les employés ou autres personnes agissant au nom de Santé Ontario responsables d'aviser d'autres personnes d'une correction ou d'une déclaration de désaccord; et
• La date à laquelle d'autres personnes ont été avisées d'une correction ou d'une déclaration de désaccord.
• Le nom et les coordonnées du DRS auquel la demande a été présentée; et
• Une description de chaque décision rendue ou mesure prise par Santé Ontario dans le traitement ou la facilitation de la réponse.