Formulaires électroniques Ontario

Avantages offerts dans le cadre du déploiement initial

La version initiale de Formulaires électroniques Ontario offre les avantages suivants aux cliniciens, aux organismes destinataires et au système de santé :

• Améliore la qualité des données et favorise la sécurité des patients en permettant la soumission électronique de formulaires complets grâce à des fonctions de validation intégrées et à des champs de données normalisés, ce qui réduit les erreurs, les retards, les pertes de renseignements et les nouvelles soumissions associés aux processus sur papier et par télécopieur.
• Accélère la soumission et le traitement des formulaires en remplaçant les processus sur papier et par télécopieur par la soumission électronique, ce qui réduit les retards associés à l'impression, à la numérisation, à la télécopie et au traitement manuel.
• Réduit le fardeau administratif en numérisant le remplissage et la soumission des formulaires, ce qui élimine l'impression, la numérisation, la télécopie ainsi que le travail de reprise et de suivi pour les cliniciens et le personnel.
• Améliore la visibilité et la responsabilisation en permettant le suivi des soumissions et la traçabilité, ainsi qu'une surveillance plus claire de l'état des formulaires et des processus dans l'ensemble du système.
• Améliore la coordination des services en permettant l'échange de renseignements plus complets et normalisés entre les cliniciens et les organismes destinataires, ce qui réduit les suivis et les demandes en double.
• Renforce la protection de la vie privée et la sécurité en remplaçant les processus reposant sur la télécopie par une solution numérique provinciale sécurisée qui prend en charge la gestion de l'identité et du consentement ainsi que le traitement fiable des renseignements.
• Favorise l'efficacité du système en réduisant les processus sur papier, les reprises et les autres inefficacités administratives associées aux méthodes traditionnelles de soumission des formulaires.

Avantages futurs découlant de l'évolution de la solution

À mesure que Formulaires électroniques Ontario prendra en charge davantage de formulaires, d'utilisateurs, d'organismes et de fonctionnalités, la solution devrait procurer des avantages plus vastes à l'échelle du système, notamment :

• Accélère l'accès des patients aux services grâce à des processus de bout en bout de plus en plus simplifiés et numérisés qui accélèrent les processus d'admission, d'examen et de prise de décision.
• Améliore la continuité des soins et la coordination des services grâce à une utilisation accrue des données structurées et à un échange de renseignements plus fluide entre les fournisseurs et les organismes destinataires.
• Renforce l'interopérabilité et la valeur des DME en offrant une voie d'intégration provinciale évolutive pour les formulaires électroniques et les futurs cas d'utilisation.
• Favorise la normalisation des formulaires à l'échelle provinciale en offrant aux ministères et aux organismes destinataires une plateforme commune leur permettant de regrouper les formulaires, de réduire le nombre de versions désuètes et d'améliorer l'uniformité entre les programmes.
• Améliore la pérennité et la surveillance du système grâce à une automatisation accrue, à une réduction des dédoublements, à de meilleures capacités de production de rapports et à une diminution continue du recours aux processus sur papier et par télécopieur.
• Jette les bases des futurs services numériques en mettant en place une capacité provinciale réutilisable pouvant prendre en charge, au fil du temps, d'autres formulaires, processus et initiatives de transformation des services.

En savoir plus sur Formulaires électroniques Ontario et sur la façon de commencer

Les cliniciens peuvent demander l'accès à Formulaires électroniques Ontario en communiquant avec un conseiller d'OntarioMD, quelle que soit la façon dont ils prévoient utiliser le service.

Une fois l'intégration terminée, il est possible d'accéder à Formulaires électroniques Ontario de l'une des deux façons suivantes :

1. Accéder à Formulaires électroniques Ontario par l'intermédiaire d'un dossier médical électronique (DME)
2. Accéder à Formulaires électroniques Ontario par l'intermédiaire de la plateforme ONE Health

Les cliniciens qui utilisent l'un des DME suivants peuvent accéder à Formulaires électroniques Ontario directement à partir de leur DME :

• Alpha Global – GlobeMed
• Canadian Health Systems (CHS) – DME Advantage
• QHR Technologies – Accuro DME

Les cliniciens qui utilisent d'autres DME ou qui n'ont pas de DME pourront accéder à Formulaires électroniques Ontario par l'intermédiaire de la plateforme ONE Health dès qu'elle sera disponible.

Comment débuter

Pour demander l'accès, soumettez une déclaration d'intérêt en communiquant avec votre conseiller d'OntarioMD.

Un représentant d'OntarioMD communiquera avec vous pour vous indiquer les prochaines étapes et vous offrir du soutien à l'intégration, notamment pour confirmer si l'accès sera activé par l'intermédiaire de votre DME et/ou de la plateforme ONE Health.

Soumettre une déclaration d'intérêt

Communiquez avec votre conseiller d'OntarioMD à l'adresse support@ontariomd.com.

Si votre organisme est déjà inscrit à Formulaires électroniques Ontario, veuillez communiquer avec l'autorité locale d'enregistrement (ALE) de votre organisme pour obtenir de l'aide.

Si vous avez besoin d'aide pour trouver votre ALE, veuillez consulter la communauté d'enregistrement ONE ID.

Sur cette page

• À qui s'adresse Formulaires électroniques Ontario
• Commencer à utiliser Formulaires électroniques Ontario
• Fonctionnement de Formulaires électroniques Ontario
• Formulaires électroniques disponibles
• Accès sécurisé avec ONE ID
• Soutien et formation
• Pour nous joindre

À qui s'adresse Formulaires électroniques Ontario

Expéditeurs

Les fournisseurs de soins primaires qui remplissent et soumettent des formulaires dans le cadre des soins aux patients et des processus administratifs, notamment :

• Médecins de famille
• Infirmières praticiennes
• Infirmières autorisées
• Spécialistes
• Autres fournisseurs de soins autorisés et membres désignés du personnel des cliniques agissant en leur nom, lorsque cela est permis

Destinataires

Les organismes et les équipes autorisées qui reçoivent, examinent et traitent les formulaires soumis, demandent des renseignements de suivi et mettent à jour l'état des formulaires dans l'outil. Cela comprend notamment :

• Santé à domicile Ontario
• Ministère des Transports de l'Ontario (MTO)
• Autres programmes provinciaux participants et organismes destinataires autorisés

Commencer à utiliser Formulaires électroniques Ontario

1. Accéder à l'outil

Les utilisateurs peuvent accéder à Formulaires électroniques Ontario par l'intermédiaire des dossiers médicaux électroniques (DME) participants ou, s'ils n'ont pas accès à un DME, par l'intermédiaire de ONE Health.

2. Se connecter en toute sécurité

Pour utiliser Formulaires électroniques Ontario, les utilisateurs doivent ouvrir une session au moyen d'un compte ONE ID valide afin d'assurer un accès sécurisé et la protection des renseignements sur les patients.

Important : Le fait de posséder un compte ONE ID ne donne pas, à lui seul, accès aux Formulaires électroniques Ontario ni à d'autres services. L'accès est accordé uniquement lorsque votre organisme a terminé l'ensemble du processus d'intégration et de validation, qui commence par une prise de contact avec un conseiller d'OntarioMD à l'adresse support@ontariomd.com. Ce processus permet de s'assurer que les cliniciens reçoivent le soutien à l'intégration, la configuration de l'accès et l'accompagnement nécessaires pour adopter et utiliser le service avec succès.

3. Remplir et soumettre les formulaires

Les utilisateurs autorisés peuvent ouvrir un formulaire électronique, vérifier les renseignements préremplis sur le patient et le fournisseur, remplir les champs obligatoires et soumettre le formulaire de façon sécurisée au destinataire prévu.

4. Suivi et gestion des formulaires

Les formulaires soumis peuvent être suivis dans les Formulaires électroniques Ontario, y compris la confirmation de réception, les mises à jour de l'état et les communications de suivi, le cas échéant.

Fonctionnement de Formulaires électroniques Ontario

Formulaires électroniques Ontario est conçu pour permettre de remplir et de gérer les formulaires administratifs de façon plus efficace et fiable.

Les principales fonctionnalités comprennent :

• Intégration au DME : Ouvrez Formulaires électroniques Ontario directement à partir du dossier du patient dans les DME participants.
• Accès indépendant du DME : Accédez à Formulaires électroniques Ontario de façon sécurisée par l'intermédiaire de ONE Health lorsque l'intégration au DME n'est pas disponible.
• Renseignements préremplis : Les formulaires électroniques peuvent être automatiquement préremplis avec les renseignements sur le patient et le fournisseur, ce qui réduit la saisie répétitive de données.
• Suivi des soumissions : Les utilisateurs peuvent consulter les formulaires soumis et suivre les principales mises à jour, notamment la confirmation de réception.
• Visibilité de l'état : Les changements apportés à l'état des formulaires sont visibles dans l'outil afin de favoriser la transparence et le suivi.
• Communication bidirectionnelle (à commencer par le formulaire d'évaluation de la santé du MSLD) : La messagerie sécurisée entre les expéditeurs et les destinataires permet de demander des précisions, d'effectuer des suivis et de communiquer des mises à jour sur l'état des formulaires. Cette fonctionnalité sera progressivement offerte pour d'autres formulaires à mesure que Formulaires électroniques Ontario prendra de l'expansion.

Formulaires électroniques disponibles

Formulaires électroniques Ontario prend en charge les formulaires administratifs gouvernementaux suivants :

• Ministère des Soins de longue durée (MSLD) :
  • Formulaire d'évaluation de la santé
• Ministère des Transports de l'Ontario (MTO) :
  • Rapport obligatoire
  • Rapport médical du conducteur
  • Rapport de signalement médical propre à un problème de santé

Le rapport obligatoire du MTO comprend des évaluations pour le rapport médical du conducteur professionnel et le rapport médical du conducteur non professionnel.

Le rapport de signalement médical propre à un problème de santé du MTO prend en charge un large éventail d'évaluations médicales, notamment :

• Évaluation cardiovasculaire
• Évaluation cérébrovasculaire
• Évaluation cognitive
• Évaluation des crises épileptiques/pertes de conscience
• Évaluation de la santé mentale
• Évaluation d'autres problèmes de santé
• Évaluation du diabète
• Évaluation de l'usage de substances

D'autres formulaires seront ajoutés au fil du temps, à mesure que Formulaires électroniques Ontario continuera d'évoluer et de prendre de l'expansion.

Accès sécurisé avec ONE ID

Afin de protéger les renseignements sur les patients et de maintenir un accès sécurisé, tous les utilisateurs doivent posséder un compte ONE ID valide. ONE ID est l'identifiant numérique de Santé Ontario, qui permet une connexion sécurisée à ses services numériques.

Soutien et formation

Si vous avez besoin d'aide pour utiliser Formulaires électroniques Ontario, des guides de formation étape par étape sont à votre disposition :

• Guide à l'intention des cliniciens (PDF)
• Guide à l'intention des destinataires (PDF)

Versions futures

Formulaires électroniques Ontario continuera d'évoluer afin d'intégrer de nouveaux formulaires administratifs gouvernementaux et des fonctionnalités améliorées favorisant des processus numériques plus efficaces et mieux intégrés pour les cliniciens.

Les améliorations futures viseront à accroître la convivialité et l'intégration, notamment grâce au remplissage automatique d'un plus grand nombre de données des formulaires à partir des DME, à un accès élargi à d'autres systèmes de DME et à la possibilité de joindre des fichiers directement à partir des DME. La solution permettra également d'améliorer la communication entre les cliniciens et les destinataires des formulaires, la rédaction collaborative par plusieurs cliniciens et l'enregistrement automatique pendant le remplissage des formulaires.

À mesure que la solution évoluera, ces améliorations contribueront à réduire le travail manuel, à améliorer la qualité des données et à simplifier la coordination des soins.

Pour nous joindre 

Si vous avez des questions, avez besoin de soutien ou souhaitez transmettre des commentaires au sujet de Formulaires électroniques Ontario, veuillez communiquer avec l'équipe de soutien appropriée ci-dessous.

Soutien technique pour Formulaires électroniques Ontario

Accès à Formulaires électroniques Ontario au moyen de votre DME
Communiquer avec Alpha Global – GlobeMed

• Courriel : tss@alpha-it.com
• Téléphone : 1-416-449-2166, option 2
• Heures de soutien : 8 h à 17 h

Communiquer avec Canadian Health Systems (CHS) – DME Advantage

• Courriel : info@chsinc.ca
• Téléphone : 1-888-225-8310
• Heures de soutien : 8 h à 18 h (du lundi au vendredi)

Communiquer avec QHR Technologies – Accuro DME

• Courriel : accuro@QHRtech.com
• Téléphone : 1-866-729-8889
• Heures de soutien : 8 h à 20 h

Accès à Formulaires électroniques Ontario au moyen de la plateforme ONE Health
Communiquer avec le centre d'assistance de Santé Ontario

• Courriel : OH-servicedesk@ontariohealth.ca
• Téléphone : 1-866-250-1554
• Heures de soutien : 8 h à 18 h

Soutien général pour Formulaires électroniques Ontario

Intégration, demandes d'accès, commentaires et demandes de renseignements généraux
Communiquer avec OntarioMD

• Courriel : support@ontariomd.com
• Téléphone : 1-866-744-8668
• Heures de soutien : 9 h à 17 h (du lundi au vendredi)

La protection de votre vie privée est importante pour nous. Pour en savoir plus, veuillez consulter la page Modalités de notre site Web.