Vérification des visites virtuelles FAQ

Les FSS en tirent plusieurs avantages :

• La Norme de vérification des visites virtuelles (la « norme ») aide les FSS à prendre des décisions éclairées lors de l’acquisition de solutions de soins virtuels. La conformité à cette norme garantit l’utilisation de plateformes sûres, sécurisées et interopérables pour les consultations vidéo patient-fournisseur et la messagerie sécurisée.
• La protection des renseignements personnels sur la santé permet aux FSS de respecter leurs obligations législatives et réglementaires.
• L’harmonisation avec les initiatives provinciales pour lesquelles l’utilisation d’une solution de soins virtuels vérifiée par Santé Ontario est recommandée ou requise.

La portée du programme comprend à l’heure actuelle la vidéo et à la messagerie sécurisée. Les fournisseurs de solutions peuvent s'inscrire pour être vérifiés pour la vidéo, la messagerie sécurisée ou à la fois pour la vidéo et la messagerie sécurisée.

Les fournisseurs de solutions peuvent à tout moment soumettre une demande de vérification. Toutefois, lorsqu’une solution est retirée du programme, les fournisseurs de solutions peuvent soumettre de nouveau leur solution en vue d’une revalidation au plus tôt six mois après la date à laquelle elle a été déplacée de la Liste des solutions vérifiées à la Liste des solutions retirées.

Les solutions en cours de retrait du programme continueront d'être répertoriées sur la liste des solutions vérifiées pendant 60 jours précédant leur retrait, afin que les FSS puissent, s'ils le souhaitent, opter pour une autre solution vérifiée par Santé Ontario. Une fois qu'une solution est placée sur la liste des solutions retirées, elle n'est plus considérée comme une solution vérifiée par Santé Ontario et ne répond donc plus aux exigences contractuelles d’utilisation d’une solution vérifiée par Santé Ontario auxquelles les utilisateurs peuvent être assujettis (p. ex. Régime d’assurance-santé de l’Ontario [RASO]). Les solutions retirées sont maintenues sur la liste des solutions retirées pendant une période de six mois.

Les fournisseurs de solutions doivent soumettre une documentation démontrant la conformité à la norme et aux exigences du programme. Santé Ontario effectue le processus de vérification, qui commence par une séance d’orientation et une présentation du processus. La vérification comprend l’examen et l’évaluation des documents soumis, suivis de tests de la solution afin de valider sa conformité. Les fournisseurs offrant plus d’une solution doivent faire vérifier chaque solution séparément. Chaque solution sera inscrite individuellement sur la Liste des solutions vérifiées.

Les solutions doivent faire l'objet d'un test de validation et soumettre des documents de justification afin de répondre aux exigences du programme. OntarioMD assure la fonction de test de validation, qui commence par une séance d'orientation et un aperçu du processus de validation. La validation comprend la mise à l'essai des fonctionnalités et la soumission de la documentation requise (c.-à-d. les certifications, les journaux de vérification, les tableaux de données, etc.).

Oui, toutefois, la vérification ne remplace pas le processus d’approvisionnement. Les FSS (acheteurs) doivent continuer de respecter l’ensemble des lignes directrices applicables du secteur parapublic en matière d’approvisionnement. Les fournisseurs et les organisations sont invités à effectuer leur propre diligence raisonnable afin de s’assurer que toute solution acquise répond à leurs besoins et exigences spécifiques.

Il incombe au fournisseur de solutions d’informer Santé Ontario de tout changement important apporté à son logiciel ou à sa plateforme susceptible d’avoir une incidence sur sa capacité à respecter toutes les exigences obligatoires. Un changement important peut inclure des mises à jour des fonctionnalités principales, des processus de gestion des données, des intégrations avec d’autres systèmes ou toute modification pouvant avoir une incidence sur la conformité, le rendement, la sécurité des patients ou la sécurité du logiciel, y compris l’accès des utilisateurs, les flux de données, etc. Une communication en temps opportun permet d’assurer l’alignement continu avec la Norme de vérification des visites virtuelles de Santé Ontario et de soutenir une surveillance efficace. Si un fournisseur de solutions n’est pas certain qu’un changement apporté ou prévu est important, il peut communiquer avec le programme à l’adresse verification@ontariohealth.ca pour en discuter.

Les FSS devraient encourager leurs fournisseurs de solutions à visiter la page de Santé Ontario à l'adresse Norme de vérification des visites virtuelles où des informations sur le programme sont publiées. Si vous êtes un FSS qui participe à un projet pilote, un projet ou un programme novateur, nous vous encourageons à envoyer un courriel à verification@ontariohealth.ca pour organiser une réunion afin de discuter des options disponibles pour vérifier votre solution.

Oui. Les exigences évolueront au fil du temps. Santé Ontario publiera des versions mises à jour de la norme sur Norme de vérification des visites virtuelles. Les fournisseurs de solutions vérifiés seront informés des modifications apportées aux exigences auxquelles ils ont déjà attesté de se conformer. Lorsqu'une exigence a changé et qu'un fournisseur de solutions n'est plus en mesure de respecter les exigences de conformité, un processus de remédiation sera mis en place afin de garantir que le fournisseur de solutions dispose d'un préavis et d'un délai suffisants pour se conformer à la version mise à jour des exigences.

Les modalités et conditions du programme de vérification des visites virtuelles régissent la relation globale entre Santé Ontario et les fournisseurs de solutions.

La Norme de vérification des visites virtuelles décrit un cadre et des exigences obligatoires que les solutions de soins virtuels doivent démontrer pour être vérifiées par le programme de vérification des visites virtuelles de Santé Ontario.

Des renseignements supplémentaires sur le programme et les critères de soumission sont présentés sur la page de la Norme de vérification des visites virtuelles de Santé Ontario.

Les fournisseurs de solutions qui souhaitent faire l'objet d'une vérification doivent demander à Santé Ontario de leur envoyer un dossier de soumission par courriel à verification@ontariohealth.ca.

Un objectif clé du programme est d’offrir aux FSS la liberté de choisir les solutions de soins virtuels les mieux adaptées à leurs besoins, tout en respectant les normes provinciales en matière de protection de la vie privée, de sécurité, d’accessibilité et de fonctionnalité.

Les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) doivent être actualisées tous les trois ans ou lorsqu’un changement important survient dans la solution, la législation, la politique ou les activités commerciales du fournisseur de solutions susceptible d'avoir une incidence sur la confidentialité des renseignements sur la santé ou sur les droits à la vie privée. Santé Ontario recueille des résumés d’EFVP et non les EFVP complètes. Les audits SOC 2 de type 2 doivent être renouvelés chaque année. La certification ISO 27001 doit être renouvelée tous les trois ans, la certification OntarioMD tous les deux ans et la certification HiTrust tous les deux ans.

Non. Les délais d’atténuation dépendent du niveau de risque :

• Les risques élevés doivent être entièrement atténués à la date de soumission.
• Les risques moyens doivent faire l’objet d’un plan d’atténuation clair, avec des échéanciers permettant leur résolution dans les six (6) mois suivant la date de soumission de l’évaluation, de l’audit ou de la certification en matière de protection de la vie privée ou de sécurité.
• Les risques faibles peuvent être atténués à la discrétion du fournisseur de solutions.

La date d’entrée en vigueur de l’évaluation de la protection de la vie privée ou de la sécurité correspond à la date à laquelle chaque évaluation est finalisée. Santé Ontario utilise ces dates pour assurer le suivi de la remédiation des risques et des échéanciers de conformité.

La date de soumission correspond à la date à laquelle le fournisseur soumet sa demande de vérification. Au moment de la soumission, l’évaluation de la protection de la vie privée ou de la sécurité doit refléter fidèlement la version actuelle de la solution soumise à l’examen du programme.

Oui, les DME qui ont été certifiés par OntarioMD doivent être vérifiés séparément par Santé Ontario. La certification OntarioMD répond à l'exigence 2.3.8 (assurance des contrôles de sécurité).