Déclaration des pratiques en matière d'information de l'organisation prescrite

Santé Ontario est un organisme provincial dont le mandat est défini dans la Loi de 2019 sur la connexion des soins. Pour remplir ce mandat, Santé Ontario reçoit des renseignements personnels sur la santé et des renseignements personnels relatifs aux soins de santé fournis en Ontario et aux résidents de l’Ontario. En ce qui concerne ces renseignements confidentiels, Santé Ontario s’engage à respecter ses obligations en vertu des lois applicables en matière de protection de la vie privée et à protéger les droits à la vie privée des personnes ainsi que la confidentialité de leurs renseignements personnels sur la santé et de leurs renseignements personnels. Pour obtenir des renseignements sur les pratiques d’information de Santé Ontario, consultez la Déclaration sur les pratiques d’information de Santé Ontario.

La présente déclaration sur les pratiques en matière d’information explique comment Santé Ontario traite et gère les renseignements personnels sur la santé en ce qui concerne son rôle d’organisme désigné en vertu de la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé (PHIPA), y compris le pouvoir de Santé Ontario en vertu de la loi de recueillir, d’utiliser, de divulguer et de traiter autrement ces renseignements.

Autorisation de recueillir, d’utiliser et de divulguer des renseignements personnels sur la santé

Organisation prescrite

Santé Ontario est un organisme désigné en vertu de la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé (PHIPA). En tant qu’organisme désigné, Santé Ontario a le pouvoir et le devoir de développer et de maintenir le dossier de santé électronique provincial (DSE), de mener des activités liées à l’identifiant numérique de santé (DHI), de fournir aux individus l’accès à leurs dossiers DSE et DHI, et d’accomplir d’autres tâches prescrites.

Seul le ministère de la Santé de l'Ontario remplit le rôle d'organisme désigné en vertu de la PHIPA. Santé Ontario a élaboré des politiques et des procédures pour s'assurer qu'elle remplit ses rôles et responsabilités conformément aux exigences organisationnelles prescrites. Le commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario (IPC) examine et approuve les pratiques en matière d’information d’un organisme désigné tous les trois ans.

Développement et maintenance du dossier médical électronique (DSE)

Santé Ontario développe et tient à jour le dossier de santé électronique provincial (DSE) conformément à la partie V.1 de la PHIPA. Le dossier médical électronique (DSE) contient un enregistrement numérique sécurisé des renseignements personnels sur la santé des individus, fournis par des dépositaires autorisés de renseignements sur la santé, et offre un moyen électronique permettant aux fournisseurs de soins de santé et à d'autres entités autorisées d'accéder à ces renseignements personnels sur la santé pour la prestation de soins ou à d'autres fins autorisées. Pour une description du dossier médical électronique (DSE) et un résumé des types de renseignements personnels sur la santé reçus par Santé Ontario pour développer et tenir à jour le DSE, veuillez consulter le site Web de Santé Ontario Description et liste des référentiels du dossier médical électronique (DSE) .

En vertu de la PHIPA, Santé Ontario n’est pas considérée comme collectant des renseignements personnels sur la santé auprès de dépositaires de renseignements sur la santé ou comme divulguant des renseignements personnels sur la santé à des dépositaires de renseignements sur la santé lorsqu’elle reçoit et met à disposition des renseignements personnels sur la santé en tant qu’organisation désignée. Santé Ontario utilise les renseignements personnels sur la santé aux fins de l’élaboration et de la maintenance du dossier de santé électronique (DSE), y compris les fonctions connexes : assurer le bon fonctionnement du DSE; gérer et intégrer les données du DSE; s’assurer que les données du DSE sont du même niveau de qualité que celles qui ont été soumises au DSE par les dépositaires de l’information sur la santé; et analyser les données du DSE afin de fournir des alertes et des rappels aux professionnels de la santé pour leur utilisation dans la prestation de soins de santé aux individus. Santé Ontario ne peut fournir ni divulguer à quiconque des renseignements personnels sur la santé accessibles au moyen du DSE, sauf dans les cas permis ou requis par la PHIPA.

Le DSE et le DHI FAQ sur la confidentialité fournit plus d'informations sur la façon dont Santé Ontario protège et améliore la confidentialité des données du DSE, notamment : qui peut consulter les données du DSE; comment les données du DSE sont utilisées; et comment l'accès aux données du DSE peut être géré.

Réalisation d'activités liées à l'identifiant de santé numérique (DHI)

Santé Ontario mène des activités liées aux identifiants numériques de santé (DHI) conformément à la partie V.2 de la PHIPA. Ces activités liées à l’identifiant numérique de santé (DHI) comprennent les services fournis par Santé Ontario pour valider et vérifier l’identité d’une personne, pour authentifier l’identité d’une personne chaque fois qu’elle utilise son DHI pour accéder à un outil de santé numérique et pour gérer les comptes. Pour une description des activités liées à l’identifiant numérique de santé (DHI) menées par Santé Ontario, consultez la description des activités liées à l’identifiant numérique de santé (DHI) de Santé Ontario.

En vertu de la PHIPA, Santé Ontario est autorisé à recueillir, à utiliser et à divulguer des renseignements personnels sur la santé pour mener des activités de DHI avec le consentement exprès du destinataire. Dans certaines circonstances, Santé Ontario peut continuer à utiliser les renseignements personnels sur la santé après le retrait du consentement d’une personne, lorsque cela est nécessaire pour mener des activités de DHI.

Le DSE et le DHI FAQ sur la confidentialité fournit plus d'informations sur la façon dont Santé Ontario protège et améliore la confidentialité des dossiers de santé numériques, notamment : qui peut consulter les dossiers de santé numériques; comment ces dossiers sont utilisés; et comment la divulgation des dossiers de santé numériques peut être gérée.

Donner aux individus l’accès à leurs DSE et à leurs dossiers DHI

Santé Ontario donne aux individus accès à leurs DSE et à leurs dossiers de santé numériques conformément à la partie V de la PHIPA. Cela inclut les dossiers cliniques versés au DSE par les dépositaires de l'information sur la santé, les enregistrements de consignation associés à l'accès au DSE et à la gestion du consentement, ainsi que les enregistrements de consignation de la validation, de la vérification, de l'authentification, du consentement et des mises à jour relatives aux activités de DHI. Santé Ontario offre également son aide aux personnes qui font de telles demandes.

En vertu de la PHIPA, Santé Ontario est autorisé à recueillir, à utiliser et à divulguer des renseignements personnels sur la santé lorsque cela est raisonnablement nécessaire pour recevoir, traiter et répondre à une demande d’accès. Vous trouverez de plus amples informations sur les demandes d'accès dans la section « Accéder à votre dossier médical » ci-dessous.

Mesures de protection des renseignements personnels sur la santé

Santé Ontario a mis en place des mesures de protection générales pour les renseignements personnels et les renseignements personnels sur la santé. Pour plus d’information, consultez la page des mesures de protection du rang personnel et du rang de santé personnelle de Santé Ontario.

Santé Ontario a mis en place de solides mesures de protection administratives, physiques et techniques, conformes aux meilleures pratiques de l'industrie, afin de protéger les renseignements personnels sur la santé transférés, traités ou stockés contre le vol, la perte, l'utilisation non autorisée, la modification, la divulgation, la destruction ou les dommages. Les mesures de protection des dossiers médicaux électroniques DSE comprennent, sans toutefois s'y limiter, les éléments suivants :

• une série complète de politiques de confidentialité des DSE décrivant nos pratiques de traitement de l'information;
• des accords avec les dépositaires de l'information sur la santé (fournisseurs et organismes de soins de santé) qui définissent les rôles, les responsabilités et les obligations régissant leur contribution et leur accès au DSE.

Pour plus d'informations sur les mesures de protection des DSE mises en place à Santé Ontario, veuillez consulter le Description et liste des référentiels du dossier médical électronique (DSE). Pour consulter les résumés des évaluations des incidences sur la protection de la vie privée, veuillez consulter la page Résumés des évaluations des incidences sur la protection de la vie privée du ministère de la Santé de l’Ontario.

Vos droits à la vie privée

Accéder à votre dossier médical

En vertu de la PHIPA, vous avez le droit d’accéder à vos dossiers de renseignements personnels sur la santé, y compris vos dossiers médicaux stockés dans le DSE. Vous avez également le droit d'accéder à certains enregistrements d'audit qui indiquent quand vos renseignements personnels sur la santé ont été consultés ou transmis au moyen du DSE, quand vous avez appliqué, modifié ou révoqué des directives de consentement relatives à vos renseignements personnels sur la santé dans le DSE, et quand une dérogation au consentement a été effectuée relativement à vos renseignements personnels sur la santé dans le DSE. Accéder à vos informations : DSE et DHI fournit plus d'informations sur la façon d'accéder à vos données du DSE.

Vous avez le droit, en vertu de la PHIPA, d’accéder à vos dossiers de DHI, y compris les dossiers relatifs aux changements apportés aux renseignements d’identification utilisés pour la création ou la tenue à jour du DHI, aux consentements donnés ou retirés relativement au DHI, aux dossiers du service de validation et de vérification du DHI et aux dates auxquelles un DHI a été utilisé pour accéder à Mon dossier de santé. Accéder à vos informations : DSE et DHI fournit plus d'informations sur la façon d'accéder à vos dossiers DHI.

Corriger vos dossiers médicaux

En vertu de la PHIPA, vous avez le droit de demander la correction de vos dossiers de renseignements personnels sur la santé si vous croyez qu’un dossier est inexact ou incomplet aux fins pour lesquelles les renseignements sont recueillis ou utilisés.

Santé Ontario ne contrôle pas le contenu ni l’exactitude des dossiers de santé stockés dans le DSE. Si vous avez des questions ou des inquiétudes concernant l'exactitude de vos dossiers médicaux dans le DSE, y compris l'exactitude de vos dossiers médicaux accessibles via Mon dossier de santé, veuillez contacter le dépositaire de l'information médicale (par exemple, votre fournisseur de soins primaires ou votre médecin de famille) qui a fourni le dossier au DSE ou qui est directement impliqué dans vos soins et votre traitement.

Pour obtenir de l'aide, veuillez nous contacter ou remplir notre Formulaire de demande d'accès et de rectification des renseignements personnels sur la santé. Pour plus de détails, veuillez consulter la politique de demande de correction des renseignements personnels sur la santé dans les dossiers de santé électroniques.

Note : Santé Ontario n’est pas tenu d’accepter les demandes de correction concernant les registres qu’il est tenu de tenir en lien avec le DSE ou le DHI.

Retrait de votre consentement à l'accès à vos renseignements personnels sur la santé dans le DSE

Si vous ne souhaitez pas que vos dossiers médicaux conservés dans le DSE soient accessibles aux professionnels de la santé aux fins de vous prodiguer des soins ou de contribuer à vos soins, vous pouvez demander à Santé Ontario de bloquer l'accès à vos dossiers médicaux.  On appelle cela une « directive de consentement ».  Si vous choisissez d'appliquer une directive de consentement à votre ou vos dossiers de santé, un avis s'affichera indiquant que l'accès à votre ou vos dossiers de santé est bloqué lorsqu'un professionnel de la santé tentera d'accéder à ces dossiers dans le DSE. Les directives de consentement ne bloquent pas l'accès à d'autres systèmes en dehors du DSE.

Dérogations au consentement

Si vous avez appliqué une directive de consentement à vos dossiers de santé dans le DSE, il existe certaines circonstances dans lesquelles un dépositaire de renseignements sur la santé peut toujours accéder à ces dossiers conformément à la PHIPA. On appelle cela une dérogation au consentement. Le Directive relative au consentement au dossier médical électronique et politique de dérogation au consentement Décrire les circonstances dans lesquelles une dérogation est autorisée.

Dans certains cas, un dépositaire de renseignements sur la santé peut ne pas avoir la capacité technique de passer outre un consentement et peut donc ne pas être en mesure d'accéder aux renseignements personnels sur la santé pendant qu'une directive de consentement est en vigueur, même en cas de risque important de préjudice corporel grave pour vous ou pour une autre personne ou un groupe de personnes.

Voir Gestion de l'accès à votre dossier médical électronique pour plus d'informations sur les directives de consentement et la gestion de l'accès à vos données du DSE.

Pour retirer votre consentement au traitement de vos renseignements personnels sur la santé aux fins des activités liées aux identifiants de santé numériques, consultez la FAQ sur DHI pour plus d'informations.

Contactez-nous

Consultez notre page de contact sur la protection de la vie privée pour savoir comment contacter le Bureau de la protection de la vie privée en santé de l'Ontario.