Programme de remboursement des frais de stage clinique : Lignes directrices

Il incombe à Santé Ontario, à son entière discrétion, d’établir si la demande et les documents à l’appui sont conformes aux paramètres du programme et s’ils seront acceptés par le Programme de remboursement des frais de stage clinique.

Tous les reçus doivent être des originaux détaillés faisant état du nom du vendeur ainsi que de la date et du montant de chaque dépense engagée par le/la requérant(e). Les reçus de carte de crédit ne sont pas acceptés. Veuillez conserver une copie de tous vos reçus pour vos dossiers. 

On encourage les externes à soumettre leurs dépenses le plus rapidement possible après la fin de leur stage clinique. Il est toujours possible que le Programme de remboursement des frais de stage clinique soit annulé en tout temps, à l’entière discrétion a Santé Ontario ou du ministère de la Santé, auquel cas les fonds affectés au remboursement des frais de voyage des externes ne seraient plus disponibles.

Billets d’avion/train/autocar

Le transport aérien est autorisé s’il s’agit du moyen de transport le plus pratique et le plus économique. Seuls les billets en classe économique seront remboursés.

Le transport par train est autorisé s’il s’agit du moyen de transport le plus pratique et le plus économique. Seuls les billets en classe économique seront remboursés.

Le transport en autocar est autorisé s’il s’agit du moyen de transport le plus pratique et le plus économique.

Veuillez joindre à votre demande toutes les pages de vos reçus détaillés. Précisez également les raisons de toute demande de remboursement de frais de modification. 

Taxi

Lorsque vous devez prendre un taxi pour vous rendre à l’aéroport, à la gare ou au terminus d’autocars ou en repartir, assurez-vous de conserver vos reçus indiquant le lieu de départ, l’adresse de destination, le tarif, et le pourboire. Un maximum de 10 % est autorisé pour le pourboire.

Véhicule

Comment choisir le véhicule approprié – lorsque le transport routier est le moyen le plus pratique et le plus économique de voyager, vous pouvez utiliser :

• une voiture de location
• votre véhicule personnel, si cela est plus pratique et plus économique qu’une voiture de location 

Santé Ontario se dégage de toute responsabilité financière si vous utilisez votre véhicule personnel, hormis le remboursement du tarif au kilomètre.

Voiture de location

Les frais de location d’un véhicule s’appliquent au(x) jour(s) de voyage entre l’établissement d’enseignement d’attache et le centre universitaire du stage clinique, ainsi qu’au(x) jour(s) de voyage de retour à l’établissement d’enseignement d’attache. Les frais de location de voiture pendant la période du stage ne seront pas remboursés. 

Si vous louez un véhicule, un modèle compact ou l’équivalent est requis. Toute exception à cette règle doit être dictée par le principe voulant que le véhicule loué représente la taille la plus économique et la plus pratique, en tenant compte des facteurs de sécurité applicables (y compris les conditions climatiques). 

Il est interdit de louer une voiture de luxe ou un véhicule sport.

Si vous ne disposez pas d’une carte de crédit qui couvre l’assurance-collision sans franchise, vous devez souscrire cette assurance auprès de la compagnie de location. Les frais d’assurance peuvent être réclamés en tant que dépenses de voyage compris dans les frais de location.

Afin d’éviter des frais de remplissage élevés, assurez-vous de faire le plein d’essence de la voiture de location avant de la rendre.

Vous pouvez réclamer des frais d’essence sur la voiture de location pour le voyage initial entre votre établissement d’enseignement d’attache et le centre universitaire de santé, ainsi que pour le voyage de retour. Les frais d’essence engagés pendant la période du stage clinique ne seront pas remboursés. 

Véhicule personnel

Santé Ontario se dégage de toute responsabilité financière à l’égard des véhicules personnels. Santé Ontario vous remboursera le tarif au kilomètre (jusqu’à concurrence de 1 500 $) si vous utilisez votre propre véhicule pour vous rendre de votre établissement d’enseignement d’attache au centre universitaire de santé et vice versa. Les déplacements effectués durant votre stage clinique ne seront pas remboursés.

Si vous utilisez votre véhicule personnel dans le cadre du Programme de remboursement des frais de stage clinique, les conditions suivantes s’appliquent :

• Le véhicule doit être couvert par une assurance responsabilité automobile, aux frais du propriétaire.
• Santé Ontario ne remboursera pas le coût de la couverture d’assurance, les dommages matériels ou l’assurance-responsabilité.
• Santé Ontario n’est pas responsable du remboursement de toute franchise applicable à l’assurance. Si un accident se produit, vous ne pourrez soumettre aucune réclamation à Santé Ontario concernant tous dommages subséquents. 

Tarif au kilomètre

Le tarif au kilomètre applicable à l’usage d’un véhicule personnel est de 40 ¢/km pour le voyage initial entre votre établissement d’enseignement d’attache et le centre universitaire de santé, ainsi que pour le voyage de retour. PRFSC vérifiera le kilométrage au moyen de Google Maps.

Hébergement 

On remboursera le coût d’un logement commercial pour une personne jusqu’à concurrence de 150 $ la nuit. Si nécessaire, on remboursera l’hébergement pour une nuit avant le début de la rotation et pour une nuit après la fin de la rotation. 

À noter : On n’accordera pas de remboursement pour la location d’une chambre dans une maison privée, ou la sous-location d’un appartement, d’une maison ou d’un condominium. 

Dépenses non admissibles

Les dépenses non admissibles englobent, mais sans s’y limiter, ce qui suit : 

• Repas
• Internet
• Frais de divertissement
• Appels interurbains
• Frais additionnels liés au voyage d’autres membres de la famille 
• Déplacements/frais de stationnement une fois sur les lieux du centre universitaire des sciences de la santé pendant la durée du stage 
• Frais de nettoyage à sec
• Tous frais associés à l’envoi des dépenses (frais de poste, messagerie, expédition)
• Amendes ou contraventions
• Frais de remorquage

Comment soumettre sa demande de remboursement

Assurez-vous d’inscrire vos nom et adresse en caractères d’imprimerie, de signer le formulaire de demande de remboursement des frais de stage clinique, et de joindre les reçus détaillés originaux ainsi que la lettre officielle du bureau des études de médecine de premier cycle confirmant que vous avez complété votre stage, puis faites parvenir le tout à l’adresse suivante : ctp@ontariohealth.ca.

Reçus perdus

S’il arrivait qu’un formulaire de dépenses, accompagné des reçus originaux, se soit égaré ou soit perdu durant l’envoi, PRFSC déterminera au cas par cas si des copies des reçus pourront être acceptées.

Pour toute question concernant le formulaire de dépenses, communiquez avec le programme du PRFSC, au 1-800-596-4046 ou écrivez à ctp@ontariohealth.ca.