NORSTAR: Foire aux questions

1. Quels sont les stages facultatifs et les missions des résidents/boursiers qui peuvent faire l’objet d’un remboursement de frais dans le cadre de NORSTAR et comment en faire la demande?

Apprenants en stage facultatifs postdoctoraux

Résidents en médecine/boursiers des facultés de médecine canadiennes peuvent prétendre au remboursement de leurs frais de voyage et d’hébergement dans le cadre du volet « Stages facultatifs – études médicales postdoctorales » de NORSTAR sous réserve que les conditions suivantes soient remplies :

• Ils ont terminé un cours facultatif réservé via le portail en ligne de l’Université de l’EMNO. Plus de détails peuvent être trouvés sur le site web de l’Université de l’EMNO. (en anglais seulement) 
• Le stage a lieu dans la région Nord-Ouest ou Nord-Est de Santé Ontario. Vous pouvez consulter la carte détaillée des régions de Santé Ontario pour connaître les régions incluses.  

Au début de chaque mois, l’université EMNO transmet à NORSTAR une liste de tous les cours facultatifs admissibles qui ont été achevés au cours du mois précédent.  

Dyade professeur-résident

Résidents en médecine/boursiers des facultés de médecine canadiennes peuvent prétendre au remboursement de leurs frais de voyage et d’hébergement dans le cadre du volet « Dyades suppléants-apprenants » de NORSTAR sous réserve que les conditions suivantes soient remplies :  

• Ils accompagnent un médecin en mission de suppléance ou autre mission de travail dans la région Nord-Ouest ou Nord-Est de Santé Ontario. Vous pouvez consulter la carte détaillée des régions de Santé Ontario pour connaître les régions incluses. 
• Le professeur qu’il accompagne doit être membre du corps enseignant de l’établissement d’enseignement d’origine du médecin résident ou boursier.  

Avant la date de début, les communautés d'accueil de suppléance doivent soumettre un formulaire de demande NORSTAR pour toutes les affectations de dyade professeur-résident prévues au cours de ce mois civil. NORSTAR confirmera ensuite l’approbation de ces affectations directement auprès de la communauté. Il est recommandé que les professeurs et les résidents/boursiers travaillent directement avec la communauté pour planifier et confirmer l’approbation bien avant la date de début de l’affectation (l’approbation de NORSTAR peut prendre jusqu’à deux semaines).  

Programme d’inscription restreint

Les médecins résidents ou boursiers des facultés de médecine canadiennes certifiés dans le cadre du programme d’inscription restreinte de PARO peuvent prétendre au remboursement de leurs frais de déplacement et d’hébergement dans le cadre du programme d’inscription restreinte de NORSTAR lorsqu’ils effectuent des services cliniques dans les régions Nord-Ouest et Nord-Est de Santé Ontario. Vous pouvez consulter la  carte détaillée des régions de Santé Ontario pour connaître les régions incluses.

Avant la date de début, les communautés d'accueil de suppléance doivent soumettre un formulaire de demande NORSTAR pour toutes les affectations des résidents du programme d’inscription restreint prévues au cours de ce mois civil. NORSTAR confirmera ensuite l’approbation de ces affectations directement auprès des communautés. Il est recommandé que les médecins suppléants et les résidents/boursiers travaillent directement avec les communautés pour planifier et confirmer l’approbation bien avant les dates de début de l’affectation (l’approbation de NORSTAR peut prendre jusqu’à deux semaines).  

Tous les volets du programme

Tous les résidents, boursiers, et/ou médecins universitaires participant à l’un des trois volets NORSTAR doivent détenir une inscription appropriée auprès de l’Ordre des médecins et chirurgiens de l’Ontario (OMCO) et garantir le respect des exigences d’accréditation hospitalières pertinentes.

Les médecins résidents ou boursiers qui ont effectué un stage facultatif ou une affectation approuvés dans le cadre de l’un des trois volets du programme NORSTAR décrits ci-dessus peuvent ensuite soumettre un formulaire de réclamation de dépenses dûment rempli (accompagné des reçus et de toute pièce justificative) à l’adresse suivante : norstar@ontariohealth.ca.

2. Dans quelles communautés les remboursements de dépenses par NORSTAR sont-ils possibles?

Seuls les stages facultatifs et les affectations dans les régions du Nord de Santé Ontario sont admissibles à un remboursement de dépenses par l’intermédiaire de NORSTAR. Santé Ontario compte deux régions du Nord : 

• La région Nord-Ouest couvre les communautés de Manitouwadge à l’est, Kenora et la frontière du Manitoba à l’ouest, ainsi que la côte de la baie d’Hudson au nord.
• La région Nord-Est englobe les communautés de Wawa à l’ouest, de Parry Sound au sud, de Mattawa à l’est et de la côte de la baie James au nord.

Les résidents et les boursiers peuvent vérifier si une communauté est admissible au remboursement des frais de NORSTAR comme suit : 

• En consultant une carte détaillée des régions de Santé Ontario
• En communiquant avec NORSTAR directement par courriel à l’adresse norstar@ontariohealth.ca  

Veuillez noter que les communautés de Huntsville, Bracebridge et Gravenhurst ne sont pas incluses dans les régions Nord-Est ou Nord-Ouest de Santé Ontario. 

3. Quand puis-je voyager pour me rendre à ma mission de résident ou en revenir?

Les résidents et les boursiers peuvent réclamer le remboursement de leurs dépenses dans la communauté jusqu’à un jour avant et un jour après une affectation admissible. Toute dépense supplémentaire liée à un séjour plus long dans la communauté sera calculée au prorata. Les résidents qui choisissent de rester dans la communauté à leurs propres frais, avant ou après une affectation, peuvent toujours obtenir le remboursement de leur billet d’avion ou de leur kilométrage vers/depuis la communauté, à condition que le voyage ait lieu dans la semaine précédant la date de début ou de fin de l’affectation. Toutefois, les frais supplémentaires tels que les jours de location de voiture, l’hébergement, les frais de carburant et le kilométrage au sein de la communauté ne seront pas remboursés. 

4. Quelles sont les exigences minimales concernant les reçus pour obtenir un remboursement?

Pour être admissibles à un remboursement, les reçus électroniques doivent respecter les exigences suivantes :

• Être émis au nom du médecin, le cas échéant.
• Comprendre une ventilation détaillée de tous les frais et de toutes les commissions.
• Inclure une preuve de paiement, la date du service et les renseignements du fournisseur.
• Être présentés avec un ormulaire de réclamation de dépenses.

Remarque : un courriel de confirmation de réservation (c’est-à-dire un billet d’avion ou un hébergement) qui ne contient pas de preuve de paiement (c’est-à-dire le montant total payé, le mode de paiement, etc.) n’est pas considéré comme un reçu valide. Les résidents/boursiers doivent obtenir un reçu complet avec toutes les informations requises de la part du fournisseur afin de pouvoir présenter une réclamation de remboursement. 

5. Quel est le tarif maximum pour le remboursement des billets d’avion dans la province de l’Ontario?  

Bien qu’il n’y ait pas de tarif maximum pour les déplacements à l’intérieur de la province, seuls les billets d’avion en classe économique entre le domicile ou la base d’un médecin et la communauté sont admissibles à un remboursement.

Les résidents/boursiers qui choisissent de voyager à un tarif supérieur doivent fournir un devis pour l’équivalent en classe économique pour le même vol, aux mêmes dates et heures. Les classes tarifaires admissibles et non admissibles pour remboursement sont énumérées ci-dessous pour plusieurs compagnies aériennes différentes. Pour toute question concernant les tarifs ou les autres compagnies aériennes, veuillez contacter norstar@ontariohealth.ca avant de réserver. 

6.Quel est le taux maximum pour les billets d’avion hors province?

Les médecins ayant une résidence ou une base à l’extérieur de l’Ontario peuvent réclamer un maximum de 1 500 $ (taxes incluses) pour les vols aller-retour en classe économique hors province. Les vols aller simple hors province seront calculés au prorata de la moitié du montant maximal (c.-à-d. 750 $). Les résidents/boursiers qui choisissent de voyager à un tarif supérieur doivent fournir un devis pour l’équivalent en classe économique pour le même vol, aux mêmes dates et heures. 

7. Quels types d’hébergement sont admissibles au remboursement?

Les résidents et boursiers peuvent demander le remboursement de leurs frais d’hébergement pendant leur stage ou leur affectation pour une chambre standard à occupation simple dans une entreprise enregistrée accessible au public. Les dépenses seront remboursées allant jusqu’à 150 $ par nuit avant les taxes.

Pour être admissibles à un remboursement, les reçus d’hébergement doivent respecter les exigences suivantes :

• Être émis au nom du médecin.
• Comprendre une ventilation détaillée de tous les frais et de toutes les commissions, y compris le tarif de la nuitée.
• Inclure une preuve de paiement, la date du service et les renseignements du fournisseur.
• Indiquer le numéro d’immatriculation du fournisseur.

Les hébergements Airbnb sont admissibles au remboursement des dépenses. Veuillez toutefois noter que les frais supplémentaires (frais de nettoyage, frais de traitement, etc.) seront pris en compte dans le calcul du tarif journalier. Si les frais supplémentaires, une fois pris en compte dans le calcul du tarif journalier, dépassent le plafond de 150 dollars par nuit, les dépenses seront calculées au prorata. 

Les séjours privés en famille, entre amis ou collègues, sont encouragés. Les résidents/boursiers seront remboursés à hauteur de 30 dollars par nuit. Aucun reçu n’est requis. Les résidents/boursiers sont tenus d’indiquer les dates correspondant à toute demande relative à l’hébergement gratuit dans la section des commentaires du Formulaire de réclamation de dépenses. 

8.Que se passe-t-il si mes frais de location de voiture ou d’hébergement dépassent l’allocation journalière? 

À l’heure actuelle, le programme a été approuvé pour rembourser les dépenses jusqu’aux taux journaliers indiqués surle Formulaire de réclamation de dépenses. Toute dépense dépassant le taux journalier sera calculée au prorata du maximum. 

Le programme continuera à étudier les frais de déplacement dans les régions rurales et du nord de Santé Ontario et informera les médecins de tout changement approuvé. 

9.Que se passe-t-il si je me rends à mon stage ou à mon affectation avec des collègues ou des membres de ma famille?  

Tous les paiements pour le voyage et l’hébergement pendant les stages facultatifs admissibles doivent être effectués par le résident/boursier, et tous les reçus doivent être émis au nom du résident/boursier pour être admissibles à un remboursement. Les dépenses liées aux voyages de la famille ne sont pas remboursables. 

10.J’ai soumis ma réclamation de dépenses et les reçus associés pour une mission NORSTAR admissible. Quand pourrai-je me faire rembourser?  

Les paiements seront traités dans un délai de quatre à six semaines à partir de la date de réception d’une réclamation complète (Formulaire de réclamation de dépenses et reçus). Les demandes incomplètes entraîneront des retards de traitement.

Les bordereaux de dépôt seront envoyés aux médecins (par courriel) dans les cinq à sept jours ouvrables suivant le paiement et devront être examinés dès leur réception. Afin de rembourser les résidents le plus rapidement possible, les demandes sont traitées en versant tous les montants admissibles lors du paiement initial. Le bordereau de dépôt fournira des informations concernant les éventuels écarts de paiement.

Des documents supplémentaires, tels que des reçus manquants, des descriptions d’arrangements de voyage uniques ou d’autres éclaircissements, peuvent être fournis par courriel à norstar@ontariohealth.ca pour examen et traitement des paiements supplémentaires par la suite. Avez-vous besoin de ces renseignements dans un format accessible? 1-877-280-8538, ATS 1-800-855-0511, info@ontariohealth.ca.