Déclaration des pratiques en matière d'information d' OTNhub

Le mandat de Santé Ontario est défini dans la Loi de 2019 sur la connexion des soins. Cela comprend la mise en œuvre des stratégies du système de santé élaborées par le ministère de la Santé, grâce à divers services de technologies de l'information et de gestion des données.

Description des services

Le réseau OTNhub de Santé Ontario offre une suite intégrée de services qui soutiennent les activités de soins virtuels à des fins cliniques, éducatives et administratives, à l'usage de la communauté des soins de santé en Ontario. Ces services comprennent la vidéoconférence (via des systèmes en salle, un ordinateur personnel ou sur des appareils mobiles), la téléconsultation, l'accès à un annuaire de professionnels et de sites de soins de santé, la planification, la messagerie sécurisée. Pour obtenir une description complète des services d’ OTNhub et des mesures de protection mises en œuvre par Santé Ontario relativement à chaque service, veuillez consulter la page Services aux fournisseurs du Réseau d’information sur la santé.

Autorisation de recueillir, d’utiliser et de divulguer des renseignements personnels et des renseignements personnels sur la santé

L’autorité de Santé Ontario en matière de collecte, d’utilisation et de divulgation de renseignements personnels (PI) et de renseignements personnels sur la santé (PHI) découle des lois provinciales sur la protection de la vie privée, principalement la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé, y compris ses règlements d’application (PHIPA), et la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, y compris ses règlements d’application (LAIPVP). La PHIPA régit la gestion des renseignements personnels sur la santé afin d’assurer la confidentialité et la protection de ces renseignements, tout en facilitant la prestation efficace des services de santé.

Rôle(s) en vertu de la PHIPA

Ce qui suit décrit les rôles que Santé Ontario assume en vertu de la PHIPA et les exigences connexes lors de la prestation des services OTNhub.

Agent

Le terme « agent » est défini dans la PHIPA comme suit :

« Agent », en relation avec un dépositaire de renseignements sur la santé (HIC), désigne une personne qui, avec l’autorisation du dépositaire, agit pour le compte de celui-ci en ce qui concerne les renseignements personnels sur la santé aux fins du dépositaire et non aux fins propres à l’agent, que l’agent ait ou non le pouvoir d’engager le dépositaire, qu’il soit ou non employé par celui-ci et qu’il soit ou non rémunéré.

Conformément à la PHIPA et sous réserve des exceptions qui peuvent être prescrites, un mandataire d’un dépositaire de renseignements sur la santé (« HIC ») ne peut recueillir, utiliser, divulguer, conserver ou éliminer des renseignements personnels sur la santé (« PHI ») que si :

1. la collecte, l’utilisation, la divulgation, la conservation ou l’élimination des renseignements personnels sur la santé, selon le cas,
2. est autorisé par le HIC conformément à la PHIPA,
3. est nécessaire aux fins de l’exercice des fonctions d’agent du HIC,
4. n’est pas contraire à la PHIPA ou à une autre loi, et
5. se conforme à toutes les conditions ou restrictions imposées par le HIC; et
6. les exigences prescrites, le cas échéant, sont respectées.

Fournisseur de services électroniques

Un fournisseur de services électroniques (« fournisseur de services électroniques » ou « eSP ») est assujetti à la PHIPA conformément au paragraphe 6(1) du Règlement, comme suit :

« une personne qui fournit des services dans le but de permettre à un dépositaire de renseignements sur la santé d’utiliser des moyens électroniques pour recueillir, utiliser, modifier, divulguer, conserver ou éliminer des renseignements personnels sur la santé », et qui n’est pas un mandataire du dépositaire [soulignement ajouté].

Lorsque Santé Ontario agit à titre de fournisseur de services électroniques et n’est pas un mandataire du HIC, Santé Ontario doit se conformer aux exigences suivantes : 

Exigence 1

Santé Ontario ne peut utiliser aucune information de santé protégée à laquelle elle a accès dans le cadre de la prestation de services pour le HIC, sauf si cela est nécessaire dans le cadre de cette prestation.

Exigence 2

Santé Ontario ne peut divulguer aucun renseignement médical protégé auquel elle a accès dans le cadre de la prestation de services pour le HIC.

Exigence 3

Santé Ontario ne peut permettre à ses employés ou à toute personne agissant en son nom d’avoir accès aux renseignements personnels sur la santé à moins que l’employé ou la personne agissant en son nom n’accepte de se conformer aux restrictions qui s’appliquent à Santé Ontario en tant que fournisseur de services électroniques.

Fournisseur de réseau d'information sur la santé

Un fournisseur de réseau d’information sur la santé (« HINP ») est défini dans la PHIPA conformément au paragraphe 6(2) du Règlement de l’Ontario 329/04 (le « Règlement ») comme suit :

« fournisseur de réseau d’information sur la santé » ou « fournisseur » désigne une personne qui fournit des services à deux ou plusieurs dépositaires d’informations sur la santé, lorsque ces services sont principalement destinés à permettre aux dépositaires d’utiliser des moyens électroniques pour se divulguer des renseignements personnels sur la santé, que cette personne soit ou non un mandataire de l’un des dépositaires.

Lorsqu'il agit à titre de HINP, Santé Ontario est tenu de se conformer aux exigences prescrites suivantes dans le cadre de la prestation de services permettant à un HIC d'utiliser des moyens électroniques pour recueillir, utiliser, divulguer, conserver ou éliminer des PHI :

Exigence 1

Santé Ontario avisera chaque centre d’information sur la santé concerné dès que possible de toute atteinte à la vie privée liée à l’accès, à l’utilisation, à la divulgation, à la modification, à la copie, à l’élimination ou à la conservation non autorisés ou inappropriés des renseignements personnels sur la santé gérés par Santé Ontario dans le cadre de la prestation de ses programmes ou services.

Exigence 2

Santé Ontario fournira à chaque HIC concerné une description en langage clair des services qu'elle offre aux HICs, description qui peut être partagée avec les personnes auxquelles les PHI se rapportent, y compris une description générale des mesures de protection mises en place pour se prémunir contre toute utilisation et divulgation non autorisées et pour protéger l'intégrité des renseignements. 

Exigence 3

Santé Ontario mettra à la disposition du public une description en langage clair de ses services et des mesures de protection mises en œuvre en matière de sécurité et de confidentialité des PHIs, ainsi que toutes les directives, lignes directrices et politiques de Santé Ontario qui s’appliquent aux services.

Exigence 4

Dans la mesure du possible et de manière raisonnablement pratique, Santé Ontario conservera et mettra à la disposition du HIC, sur demande de ce HIC, un dossier électronique contenant :

• tous les accès à tout ou partie des PHI associés au HCI détenus dans l’équipement contrôlé par Santé Ontario (en tant que fournisseur), qui identifient la personne qui a accédé à l’information ainsi que la date et l’heure de l’accès, et 
• tous les transferts de tout ou partie des PHI associées au HIC au moyen d'équipements contrôlés par le fournisseur, qui identifient la personne qui a transféré les informations et la personne ou l'adresse à laquelle elles ont été envoyées, ainsi que la date et l'heure de l'envoi.

Exigence 5

Santé Ontario effectuera une évaluation des incidences sur la vie privée et une évaluation des menaces et des risques liés aux services fournis et fournira à chaque HIC concerné un résumé écrit des résultats des évaluations.

Exigence 6

Santé Ontario veillera à ce que tous les tiers qu’elle retient pour l’aider à fournir des services à un HIC acceptent de se conformer aux restrictions et conditions de confidentialité et de sécurité nécessaires pour permettre à Santé Ontario (en tant que fournisseur) et aux HICs concernés de respecter leurs obligations en vertu de la PHIPA.

Exigence 7

Santé Ontario conclura une entente écrite avec chaque établissement de santé concernant les services fournis à cet établissement. L’accord décrira les services fournis au HIC, les mesures de protection administratives, techniques et physiques relatives à la confidentialité et à la sécurité des renseignements personnels sur la santé, ainsi que les exigences de la PHIPA et du Règlement auxquelles Santé Ontario doit se conformer en raison de la prestation de ces services.

Rôles de la PHIPA par programme et service OTNhub

Programme ou service : Visite électronique OTNhub

Rôle(s) associé(s) en vertu de la PHIPA : Agent, fournisseur de services électroniques et fournisseur de réseau d'information sur la santé

Description des rôles et des responsabilités :

Agent : Lorsque Santé Ontario planifie des événements OTNhub eVisit (pour accéder aux PHI et les gérer) au nom des organisations membres et/ou des fournisseurs de soins de santé.

Lorsque Santé Ontario accède aux renseignements personnels sur la santé (RPS) et/ou aux renseignements personnels (RP) si cela est nécessaire pour accomplir une fonction que le Centre d’information sur la santé (CIS) ne peut pas accomplir ou lorsqu’il délègue cette fonction à Santé Ontario.

Fournisseur de services en ligne : Dans la gestion des téléconsultations entre les professionnels de santé et les patients. Là où Santé Ontario fournit la technologie de vidéoconférence et les services informatiques permettant à un agent d’entretien de communiquer directement avec un patient.

Là où Santé Ontario fournit la technologie et les services informatiques (par exemple, les outils de planification, les centres de données, les serveurs et le soutien technique) pour permettre aux organismes et aux fournisseurs de soins de santé de planifier leurs propres téléconsultations.

Fournisseur de réseau d'information sur la santé : Là où Santé Ontario fournit la technologie de vidéoconférence et les services informatiques permettant à deux ou plusieurs dépositaires de partager des PHI.

Là où Santé Ontario fournit des systèmes d'exploitation iPhone iOS et des applications vidéo Android ainsi que des services informatiques pour permettre à deux ou plusieurs dépositaires de partager des PHI.

Programme ou service : Consultation électronique OTNhub

Rôles associés en vertu de la PHIPA : fournisseur de services électroniques et fournisseur de réseau d’information sur la santé

Description des rôles et des responsabilités :

Fournisseur de services en ligne : Où Santé Ontario fournit les bibliothèques d'interface de programmation d'applications pour intégrer eConsult aux dossiers médicaux électroniques provinciaux.

Fournisseur de réseau d'information sur la santé : Lorsque Santé Ontario fournit les moyens technologiques et les services informatiques permettant à deux ou plusieurs dépositaires de partager des renseignements personnels sur la santé pour une consultation.

Programme ou service : Télédermatologie

Rôles associés en vertu de la PHIPA : fournisseur de services électroniques et fournisseur de réseau d’information sur la santé

Description des rôles et des responsabilités :

Fournisseur de services en ligne : Là où Santé Ontario fournit les moyens de permettre l'intégration aux systèmes de gestion clinique.

Fournisseur de réseau d'information sur la santé : Lorsque Santé Ontario fournit les moyens technologiques et les services informatiques permettant à deux ou plusieurs dépositaires de partager des renseignements personnels sur la santé pour une consultation.

Programme ou service : Téléophtalmologie (Remarque : Ce service n'est pas proposé via OTNhub; cependant, tous les rapports sont accessibles via un tableau de bord disponible sur OTNhub.)

Rôle(s) associé(s) en vertu de la PHIPA : Agent, fournisseur de services électroniques et fournisseur de réseau d'information sur la santé

Description des rôles et des responsabilités :

Agent : Les pays à revenu élevé ont notamment la responsabilité d’évaluer, de surveiller (« rendre compte ») le service de téléophtalmologie. Les HICs ont confié le rôle de déclaration à Santé Ontario, en tant qu'agent des HIC. Santé Ontario offre aux HIC un tableau de bord gratuit en ligne. Le tableau de bord permet aux HICs d'accéder à leurs propres données, aux données d'autres cliniques et aux totaux globaux du service depuis le début de la mise en œuvre de Retina.

Fournisseur de services en ligne : Santé Ontario fournit la technologie et les services informatiques permettant aux HICs à revenu élevé de réaliser des dépistages rétiniens, des évaluations et l'élaboration d'un plan de traitement. Santé Ontario a fait appel à un fournisseur de services tiers, RetinaLabs, pour l'aider à fournir ce service.

Fournisseur de réseau d'information sur la santé : Santé Ontario fournit la technologie et les services informatiques permettant aux HICs de partager les PHI à des fins de dépistage de la rétine, d’orientation vers une évaluation et d’élaboration d’un plan de traitement. Santé Ontario a fait appel à un fournisseur de services tiers, RetinaLabs, pour l'aider à fournir ce service HINP.

Programme ou service : TeleSensi (Téléstéthoscope)

Rôles associés en vertu de la PHIPA : fournisseur de services électroniques et fournisseur de réseau d’information sur la santé

Description des rôles et des responsabilités :

Fournisseur de services en ligne : Lorsque Santé Ontario exploite et facilite la solution technique TeleSensi pour permettre à un dépositaire de l'information sur la santé d'effectuer une consultation médicale.

Fournisseur de réseau d'information sur la santé : Lorsque Santé Ontario exploite et facilite la solution technique TeleSensi pour permettre aux HICs à revenu élevé de partager des PHI à des fins de consultation.

Santé Ontario a fait appel à un fournisseur de services tiers, Stone Three, pour l'aider à fournir le service de téléstéthoscope, TeleSensi.

Les rôles et obligations de Santé Ontario en vertu de la PHIPA peuvent parfois changer au cas par cas et peuvent évoluer en fonction d’un nouveau programme, mandat de service ou cas d’utilisation. Santé Ontario veillera à respecter toutes les obligations liées à son rôle en vertu de la PHIPA pour l’ensemble de ses programmes et services OTNhub.

Collecte de renseignements personnels et de renseignements personnels sur la santé

OTNhub collecte, utilise, conserve et communique certaines informations personnelles concernant ses employés, ses membres, les utilisateurs de soins virtuels, ses consultants, ses étudiants, ses bénévoles et ses fournisseurs.

OTNhub ne collectera que les informations personnelles strictement nécessaires aux fins autorisées.

Utilisation des renseignements personnels et des renseignements personnels sur la santé

Les informations recueillies par OTNhub sont utilisées exclusivement aux fins suivantes :

• Les opérations quotidiennes de Ontario Santé, y compris les ressources humaines et les opérations financières, ainsi que la gestion des contacts et des comptes.
• Adoption et intégration des programmes et services OTNhub (service client, utilisation, etc.)
• Activation de la facturation OHIP
• Authentification et autorisation de l'utilisateur
• Annuaires
• Fourniture de ressources de formation
• Optimisation des services
• obligations de rapport de réunion et d'évaluation de programme
• Santé et sécurité au travail
• Gestion des achats et des contrats
• Respecter les exigences légales et réglementaires
• Recherche et évaluation (avec consentement explicite)

De temps à autre, OTNhub peut mettre à jour les finalités pour lesquelles elle collecte, utilise, conserve et communique les renseignements personnels. Vous serez informé de ces changements par le biais de mises à jour de ce document. Si vous n'êtes pas d'accord avec ces modifications, veuillez nous contacter.

Divulgation de renseignements personnels et de renseignements personnels sur la santé

Santé Ontario ne divulgue pas de renseignements personnels ou de renseignements personnels sur la santé à moins que la personne concernée n’y consente et que cela soit nécessaire à des fins légitimes ou lorsque la loi le permet ou l’exige.

Mesures de protection des renseignements personnels et des renseignements personnels sur la santé

Santé Ontario a mis en place des mesures de protection générales pour les renseignements personnels et les renseignements personnels sur la santé. Pour plus d’information, consultez la page des mesures de protection du rang personnel et du rang de santé personnelle de Santé Ontario.

Pour en savoir plus sur les mesures de protection mises en place pour les programmes et services spécifiques d' OTNhub, consultez notre site web Ressources sur la confidentialité consulter la description des services du programme HINP pour ce programme/service.

Vos droits à la vie privée

Accès ou rectification des renseignements personnels et des renseignements personnels sur la santé

Vous pouvez accéder à vos renseignements personnels que nous recueillons et conservons ou les corriger en communiquant avec le Bureau de la protection des renseignements personnels en matière de santé de l’Ontario. Pour plus d’informations sur la façon de contacter le Bureau de la protection des renseignements personnels en matière de santé de l’Ontario, consultez notre page de contact sur la protection des renseignements personnels.

Vous pouvez corriger les erreurs factuelles dans vos informations personnelles en nous envoyant une demande qui démontre de manière crédible l'erreur.

Afin de protéger votre vie privée et votre sécurité, nous prendrons également des mesures raisonnables pour vérifier votre identité avant de vous donner accès à vos informations ou d'y apporter des corrections.

Contactez-nous

Consultez notre page de contact sur la protection de la vie privée pour savoir comment contacter le Bureau de la protection de la vie privée en santé de l'Ontario.